6 Dinge, die Ihr Chef über HR Data wissen möchte

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Löhne und Gehälter stellen mit bis zu 50 Prozent der Gesamtkosten den größten Kostenfaktor in fast jedem Unternehmen dar. Recruiting und Personal-Management kosten zusätzlich. Die HR-Abteilung ist also im wahrsten Sinne des Wortes eine „wertvolle“ Abteilung. Wohl dem, der hier clever Optimierungs- und damit Sparpotential aufdecken kann. Machen Sie sich also so schnell wie möglich mit den wichtigsten Schlüsselzahlen vertraut – und wir zeigen, auf welche 6 Fragen Ihres Vorgesetzten zum Thema „Big HR Data“ Sie sich unbedingt vorbereiten sollten.

Was genau muss ich mir unter Big HR Data eigentlich vorstellen?

Der Begriff „Big Data“ ist derzeit in aller Munde. Aber was verbirgt sich wirklich dahinter? Im Bereich Human Resources geht es einerseits schlichtweg um die Erfassung externer Daten wie der Arbeitsmarktentwicklung, demographischer Veränderungen und der Wettbewerbssituation, andererseits um interne, unternehmensspezifische Daten und Kennzahlen.

Brauchen wir als mittelständisches Unternehmen überhaupt Big HR Data?

Unter Managern und Führungskräften wird häufig die Meinung vertreten, dass die Investition in komplexe Analysen nur für große Unternehmen rentabel ist. Ein Irrtum, denn dank neuster Technologie ist das Sammeln und Auswerten von wichtigen HR-Kennzahlen heute längst kein Hexenwerk mehr. Und: Gerade kleinere Unternehmen können sich im Hinblick auf den immer stärker werdenden Wettbewerb nicht darauf verlassen, dass ihre Arbeitgebermarke stark genug ist. Wer externe wie interne Entwicklungen im Blick hat, ist dadurch auch agil, kann bei Bedarf schnell handeln – und bleibt als Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig.

Wie kommen wir denn an diese Big HR Data?

Die gute Nachricht: Sie sammeln möglicherweise bereits jede Menge Daten, ohne es zu wissen. Von den Zugriffszahlen Ihrer Karriere-Seite über Bewerbungseingänge und Performance der genutzten Stellenbörsen bis hin zu Time to Hire oder Recruiting-Kosten: Kombiniert bieten sie echte, wertvolle Einblicke in die Qualität Ihres Recruitings und die Leistung Ihrer Mitarbeiter. Ein Personal- oder Bewerbermanagement-System liefert in der Regel genug Daten für einen guten Start.

Wie gewinnen wir aus den Daten dann tatsächlich brauchbare Informationen?

Sich mit Big Data und komplizierten Analysen herumzuschlagen klingt ernüchternd. Klar, denn Recruiter sind keine Analysten. Doch Sie müssen nicht zwingend ein Analyst sein, um Big Data zu nutzen. Denn leistungsfähige HR-Software enthält inzwischen nützliche Reporting-Tools, die Ihnen mit nur wenigen Klicks komplette Berechnungen und Analysen Ihrer Schlüsselkennzahlen, wie der „Time to Hire“ oder der „Time to Interview“ liefern. Und machen detaillierte Analysen so auch für kleine und mittlere Unternehmen zum Kinderspiel.

Welche Informationen sind überhaupt interessant für uns?

Testen Sie zum Beispiel mithilfe der Kennzahl „Anzahl der Bewerbungen pro Kanal“, auf welchen Plattformen Ihre Stellenanzeigen besonders gut performen.

Im Hinblick auf interne Prozesse kann die „Time to internal feedback“ eine interessante Kennzahl sein: Wie lange müssen Ihre Bewerber warten, bis die Recruiter eine finale Entscheidung der einstellenden Fachabteilung erhalten?

Eine wichtige Kennzahl ist auch die Anzahl der qualifizierten Mitarbeiter, die Sie als Unternehmen langfristig für sich gewinnen können, über welche Plattform diese Kandidaten auf Sie aufmerksam wurden und welcher Recruiter für die Einstellung verantwortlich war („Quality of hire“). Denn qualifizierte Mitarbeiter erfolgreich einzustellen mag eine große Herausforderung sein – sie zu binden eine noch größere. Ist die Fluktuation im Unternehmen hoch, bedeutet das enorme Kosten für das Unternehmen. Kündigt ein Mitarbeiter, so verliert der Arbeitgeber nicht nur eine wertvolle Ressource, sondern muss diese auch so schnell wie möglich ersetzen – Kosten für die Stellenanzeige und den Bewerbungsprozess („Cost per hire“) können gerade dann enorm hoch sein, wenn es sich um eine Führungsposition oder eine qualifizierte Fachkraft handelt. Kann nicht rechtzeitig Ersatz gefunden werden und bleibt die Position mehrere Monate unbesetzt, hat dies täglich weitere Verluste für das Unternehmen zur Folge („Cost of vacancy“).

Und was machen wir mit den gewonnenen Erkenntnissen?

Die Ermittlung jeder Kennzahl hat immer ein Ziel: Optimierungspotenzial – und damit auch Einsparpotenzial – aufzudecken.

Testen Sie einmal Ihren eigenen Recruiting-Prozess, um in die Rolle eines Kandidaten zu schlüpfen, der sich bei Ihnen bewirbt. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihren Bewerbungsprozess – und damit auch Ihre Candidate Experience – nachhaltig zu verbessern. Nutzen Sie auch die Erkenntnisse über die Performance von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen und konzentrieren Sie Ihr Budget auf die für Ihre spezifischen Vakanzen relevantesten Recruiting-Kanäle.

Leiten Sie darüber hinaus aus Kennzahlen zur Arbeitnehmer- und Team-Performance entsprechende Mitarbeiterbindungs-Maßnahmen ab – ob Weiterbildung, Beförderung oder zusätzliche Benefits. Unter Ihren Mitarbeitern sind auch dauerhafte Low Performer? Führen Sie unbedingt zuerst ein intensives Mitarbeitergespräch und geben Sie dem Arbeitnehmer die Chance, sich zu verbessern, bevor Sie über eine Kündigung nachdenken.

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