Ein Gastbeitrag von Zach Davis.
Die Anforderungen an Fach- und Führungskräfte scheinen immer weiter zu steigen. Neben dem Tagesgeschäft sind zahlreiche Sonderaufgaben zu bewältigen: Diese reichen von Organisatorischem über vermehrte Projekte bis hin zu erweiterten regulatorischen Anforderungen in vielen Bereichen. Immer mehr Menschen fragen sich: Wie soll ich das bloß schaffen, allen Anforderungen aus unterschiedlichen Richtungen gerecht zu werden? In diesem Beitrag erhalten Sie drei grundlegende und hilfreiche Empfehlungen.
Empfehlung 1: Große Brocken zuerst!
Es ist eine permanente Versuchung, auf den jüngsten Impuls zu reagieren, statt eine andere begonnene Aufgabe zu Ende zu führen. Aber Prioritätensetzung nach dem „Prinzip der jüngsten Unterbrechung“ ist selten sinnvoll. Hierzu ein bildlicher Vergleich: Was passiert, wenn Sie 50 ml Sand und dann 50 ml größere Steine in einen Behälter geben? Dann haben Sie eine Füllhöhe von 100 ml. Was passiert jedoch, wenn Sie die Reihenfolge umdrehen, also zuerst die größeren Steine hineingeben und dann den Sand? Ein Teil des Sandes rieselt in die Zwischenräume. Die Füllhöhe liegt bei deutlich weniger als 100 ml. Was können wir daraus ableiten? Fangen Sie mit den großen Brocken an! Die Empfehlung hat mehr Tiefgang als es im ersten Moment erscheinen mag. Was ist die Neigung der meisten Menschen? Mit dem Kleinkram anzufangen! Die Begründung: Dann habe ich danach Zeit, in Ruhe die großen Brocken zu erledigen. Hand aufs Herz: Wann hatten Sie das letzte Mal „so richtig Ruhe“? Macht es Sinn, die erste halbe Stunde bis Stunde morgens im Büro im Reaktionsmodus mit E-Mails zu verbringen? Vielleicht ja, vielleicht nein. Stellen Sie dies aber für sich selbst in Frage – es ist oft die einzige Zeit am Tag mit relativ wenigen Unterbrechungen und einer hohen Konzentration zugleich.
Empfehlung 2: Nein sagen und die „Not-to-do-Liste“
Vielen Menschen fällt das Nein-Sagen schwer, auch in Situationen in denen das Nein angebracht ist. Machen Sie sich klar, dass Sie immer einen Preis zahlen: Entweder Nein zu sagen oder es dann ausbaden zu müssen – entweder durch das Einhalten der Zusage (Aufwand) oder das Nicht-Einhalten (Enttäuschung der anderen Person). Immer wenn Sie Nein sagen, gewinnen Sie ein Ja für eine andere Zeitverwendung. Immer wenn Sie Ja sagen, zahlen Sie einen Preis. Ökonomen nennen dies Opportunitätskosten. Was werden Sie dafür nicht tun können, wenn Sie eine Zusage machen?
Die meisten Menschen arbeiten mit einer To-do-Liste irgendeiner Form. Oft ist es genauso wichtig, eine Not-to-do-Liste zu definieren. Es sagt sich ja leicht: „Ich fokussiere mich zukünftig stärker auf XY“ oder „fangen Sie mit den großen Brocken an“. Dabei wird aber oft die hierfür notwendige Voraussetzung vergessen: Was Sie in Zukunft nicht mehr tun werden oder nur noch verkürzt oder nicht mehr selbst.
Empfehlung 3: Betreiben Sie eine (noch) bessere Auftragsklärung!
Viele Male am Tag erhalten wir Aufgaben von anderen Menschen und geben Aufgaben an andere Menschen weiter. Wir leben in einer zunehmend arbeitsteiligen Gesellschaft. Zudem haben wir immer mehr Kommunikationskanäle. Beide Entwicklungen zusammen führen zu immer mehr Absprachen. Oft ist der Abspracheprozess nicht optimal, oft aus Zeitmangel und oft aus mangelnder Kommunikationspräzision heraus. Oft gibt es Doppelarbeiten oder Arbeiten in eine falsche Richtung, weil entweder die Aufgabe oder das gewünschte Ergebnis oder der Hintergrund der Aufgabe nicht klar genug mitgeteilt wurde. Fragen Sie lieber ein wenig mehr nach, beispielsweise: Wie genau hätten Sie es gerne? Was soll anschließend besser sein? Was genau wollen wir erreichen? Welchen Hintergrund hat das Thema? Bis wann benötigen Sie es spätestens? Stellen Sie also sowohl ergebnisorientierte Fragen als auch (hinter-)grundorientierte Fragen sowie Fragen zur zeitlichen Planung. Dies hilft allen Beteiligten, ein besseres Ergebnis zu erzielen und Zeit zu sparen. Zudem haben Sie eine bessere Informationsgrundlage für Ihre Priorisierungsentscheidungen.
Wenn Sie die großen Brocken möglichst oft zuerst angehen, mehr Nein sagen (nur wenn angebracht natürlich), eine Not-to-do-Liste anlegen und eine bessere Auftragsklärung betreiben, wird Ihre Produktivität steigen und Ihr Stresspegel sinken.
Autorenprofil: Bestseller-Autor Zach Davis ist spezialisiert auf Lösungen in drei Bereichen: 1) Umgang mit Unterbrechungen/Fremdsteuerung 2) Meistern gestiegener Anforderungen 3) Bewältigung der Informationsflut. Mehr zur nachhaltigen Produktivitätssteigerung hier und zu Zach Davis als Referent hier („Infotainment auf höchstem Niveau!“ Handelsblatt über Zach Davis).
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