Ein Gastbeitrag von Zach Davis.
Wussten Sie, dass rund zwei Drittel aller arbeitenden Menschen mehr als 50 E-Mails pro Tag erhalten? Experten sind sich uneinig, wie lange eine weitere Verdopplung dauern wird. Die meisten Prognosen liegen zwischen zwei und acht Jahren. Egal welches Ende dieses Spektrums sich bewahrheitet: Es erscheint ziemlich sicher, dass wir bei der vielzitierten Informationsflut nicht von einer vorübergehenden Modeerscheinung sprechen. Umso wichtiger wird die Kompetenz, mit Informationen zunehmend effizient umzugehen. Hierzu erhalten Sie drei Tipps:
Tipp 1: E-Mail-Abruf-Häufigkeit begrenzen
Wie oft pro Tag es sinnvoll ist, ins E-Mail-Postfach zu schauen, kann natürlich nicht pauschal beantwortet werden. Vielleicht sind drei Male oder zwanzig Mal für Sie und Ihren Arbeitsbereich passend. Vielleicht macht ein Rhythmus von ungefähr einer Stunde Sinn, vielleicht „immer wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben“. Dies festzulegen ist ein wichtiger erster Schritt, aber meistens nicht ausreichend: Jemand nimmt sich vor, nur X Male in seine E-Mails zu schauen. Wenn dann festgehalten wird, wie oft tatsächlich nachgeschaut wird, landen die meisten Menschen beim zwei- bis vierfachen Wert. Warum ist dies so? Wir Menschen sind neugierig. Dies ist keine schlechte Eigenschaft, macht uns aber oft einen Strich durch die Produktivität. Wenn man weiß, dass es eine neue Nachricht gibt – aufgrund eines Signaltone, eines Briefumschlagsymbols oder des Vorschaufenster (das ein wenig so aussieht als ob es atmet) – ist es meistens schwierig, diesem Impuls nicht stattzugeben. Die Empfehlung: Deaktivieren Sie alles Hinweise auf neue E-Mails (bei Outlook 2010 und 2013 unter Datei/Optionen/E-Mails/Nachrichteingang – dort alle Haken rausnehmen).
Tipp 2: Farben nutzen
Farben? Ja, Farben sind ein natürliches Ordnungssystem. Stellen Sie sich vor, Sie suchen an einer Wand voller Aktenordner einen Ordner, der blau ist. Dann müssen Sie nur in dem Bereich suchen, der blau ist. Selbst wenn die Ordner völlig unsortiert sind, wird Ihre Suchzeit im Schnitt geringer sein. Wie nutzen wir diese Erkenntnis bei der Bewältigung der Informationsflut? Nutzen Sie Farben beispielsweise in Ihrem Kalender und in Ihrem E-Mail-Postfach. Sie können mit Farben den Themenbereich kennzeichnen oder die Wichtigkeit oder den Status eines Vorgangs. Sie können in vielen E-Mail-Programmen (Outlook bspw.) einstellen, dass Nachrichten einer bestimmten Person oder eines bestimmten Personenkreises (vom Vorstand oder von einem bestimmten Unternehmen) eine automatische Kennzeichnung erhalten. Sie können in Ihrem Kalender einstellen, dass alle Termine eines Typs (bspw. interne Termine, externe Termine, Reisen, geblockte Zeit etc.) automatisch eine bestimmte Farbe erhalten (In Outlook 2010 und 2013 unter Ansicht/Ansichtseinstellungen/Bedingte Formatierung). Mit einer klugen Farbnutzung haben Sie die Vielzahl der Vorgänge besser im Überblick und reduzieren Suchzeiten.
Tipp 3: Zusatzfunktionen kennen und nutzen
Sie verbringen vermutlich so wie die meisten Menschen viel Zeit mit der Korrespondenz über E-Mail. Fast jedes E-Mail-Programm hat sehr nützliche Zusatzfunktionen, die wenig genutzt werden. Sie können Ihre E-Mails durch Regeln vorsortieren, d.h. in Unterordner schieben lassen. Dies trägt zur Bündelung zusammengehörender Themen bei. Zudem werden Sie merken, dass Sie in mache Unterordner nicht so häufig hineinzuschauen brauchen. Sie können Ihre E-Mails nach Konversationen anzeigen lassen. Sie können in Outlook mit sogenannten Quicksteps arbeiten und beispielsweise mit einem Klick eine E-Mail an eine bestimmte Person weiterleiten, inklusive der Anrede „Hallo Herr Schneider“ - statt hierfür mehrere Klicks und mehr als ein Dutzend Anschläge zu benötigen. In Outlook gibt es zudem eine Aufräumfunktion, die redundante E-Mail einer Konversation löscht – auch dies reduziert überflüssige Informationen. Auch wenn Sie nicht mit Outlook arbeiten sollten: Beschäftigen Sie sich ein paar Minuten mit Ihrem E-Mail-Programm. Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einige zeitsparende Funktionen entdecken.
Wenn Sie Ihre E-Mail-Abruf-Häufigkeit begrenzen, Hinweise auf neue E-Mails deaktivieren, Farben und Zusatzfunktionen nutzen, dann haben Sie 99 Prozent der arbeitenden Bevölkerung etwas voraus.
Autorenprofil: Bestseller-Autor Zach Davis ist spezialisiert auf Lösungen in drei Bereichen: 1) Umgang mit Unterbrechungen/Fremdsteuerung 2) Meistern gestiegener Anforderungen 3) Bewältigung der Informationsflut. Mehr zur nachhaltigen Produktivitätssteigerung hier und zu Zach Davis als Referent hier („Infotainment auf höchstem Niveau!“ Handelsblatt über Zach Davis).
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