Kein Arbeitsplatz, kein PC und keiner weiß Bescheid – wer so am ersten Arbeitstag im Unternehmen willkommen geheißen wird, mag am liebsten gleich wieder gehen. Warum eine erfolgreiche Mitarbeitereinführung für Unternehmen so immens wichtig ist und was Sie dabei beachten müssen, lesen Sie hier... Eigentlich hat es doch so gut gepasst. Der Bewerber erwies sich im Auswahlprozess in seiner fachlichen als auch in seiner sozialen Kompetenz als die perfekte Besetzung – äußerst vielversprechend für das Unternehmen. Doch nach nur zwei Monaten ist von der anfänglichen Motivation nichts mehr übrig. Der eben noch vielversprechende Kollege ist frustriert, bringt sich nicht ein und hat innerlich bereits gekündigt. Warum? Nicht selten liegen die Gründe in einer missglückten Einarbeitung des Mitarbeiters oder „Onboarding“ wie es mittlerweile im dynamischen Fachjargon heißt. Unzureichende Vorbereitung, unklare Zuständigkeiten und eine ungenaue Definition des Aufgabenbereiches lassen den Mitarbeiter unsanft im Job landen.
Zeit ist Geld
Manch einer mag argumentieren, der Sprung ins kalte Wasser hätte noch niemandem geschadet und überhaupt braucht das Unternehmen Leute, die sich durchbeißen können. Aber diese Argumente sind im Grunde nur Ausreden für die Tatsache, dass niemand zusätzlich zum täglichen Arbeitspensum die Zeit für eine umfassende Einarbeitung aufbringen will oder kann. Dabei gilt gerade beim Onboarding eins: Zeit ist Geld – und zwar im umgekehrten Sinn. Investieren Unternehmen nicht die angemessene Zeit, um Mitarbeiter systematisch in das neue Arbeitsumfeld mit seinen Strukturen und Regeln einzuführen, kann das hohe Kosten verursachen. Zunächst verspielt man den Mehrwert, den neue Kollegen mit ihrer Kompetenz, ihrem Wissen und vor allem ihrem Innovationspotenzial der Unternehmung bringen sollen. Kündigen diese bereits nach kurzer Zeit, hat sich der finanzielle Aufwand für ihre Einstellung nicht amortisiert. Außerdem fallen erneut Kosten für ein Bewerbungsverfahren an. Und nicht zuletzt leidet auch das Image des Unternehmens unter den enttäuschten Ex-Mitarbeitern.
Meist sind es die folgenden 4 Gefahren, die in einem Einarbeitungsprozess außer Acht gelassen werden:
1. Unbekannte Erwartungshaltungen
„Erwartungen und Ziele sind beim Onboarding neuer Mitarbeiter der Knackpunkt, denn nur wer Erwartungen kennt, kann Erwartungen übertreffen und damit auch begeistern“, erläutert Constanze Buchheim, Gründerin der Personalberatung i-potentials, in ihrem Artikel auf Gründerszene.de. Sind die Erwartungen beider Seiten unklar, seien Unzufriedenheiten schon vorprogrammiert. Die Expertin rät deshalb rechtzeitig zu einem Erwartungsgespräch, in dem nicht nur die konkreten Arbeitsbereiche und -aufgaben, sondern auch Erwartungen hinsichtlich des Verhaltens im Team, der Kommunikation untereinander und der Werte, die im Unternehmen geschätzt werden, geklärt werden.
2. Unvorbereitet sein
Erschreckende 77 Prozent der Arbeitnehmer gehen laut einer Studie des Human Capital Institutes am ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil Arbeitsplatz und Kollegen nicht auf den Neuankömmling vorbereitet sind. Nichts ist enttäuschender für einen Mitarbeiter, als neu in ein Unternehmen zu kommen, das ihn nicht erwartet. Wenn man mit dem nicht informierten Pförtner um den Einlass feilscht und die Kollegen erst noch hektisch einen Schreibtisch frei räumen müssen, damit der oder die Neue überhaupt einen Platz hat, dämpft das merklich die Motivation. Dabei sind es schon die kleinen Dinge, die große positive Wirkung haben. Ein fertig eingerichteter Arbeitsplatz mit funktionierendem PC und freigeschaltetem E-Mail-Account, ein kleiner Willkommensgruß – vielleicht ein netter Werbeartikel der Firma oder die aktuelle Mitarbeiterzeitung – und ein informiertes Team signalisieren, dass der neue Kollege willkommen ist.
3. Verantwortung delegieren
Onboarding ist Chefsache! Die Verantwortung für einen neuen Kollegen kann nicht delegiert werden. Es obliegt dem direkten Vorgesetzten, den Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen einzuführen und den Grundstein für eine langfristige Bindung zu legen. Wenn die Führungskraft schon am ersten Tag keine Zeit hat, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen, der Belegschaft vorzustellen und mit ihm ein ausführliches Gespräch zu führen, drückt das mangelnde Wertschätzung aus. Für den Mitarbeiter ist es ein missglückter Einstand und für den Vorgesetzten eine vergebene Chance, das eigene Team mit einem motivierten, engagierten und loyalen Mitarbeiter zu verstärken.
4. Fehlender Fahrplan
Wenn der Mitarbeiter nach zwei Wochen noch immer mit Beschäftigungsmaßnahmen bei Laune gehalten wird, kann er davon ausgehen, dass es weder eine detaillierte Arbeitsbeschreibung noch einen Einarbeitungsplan gibt. Wertvolle Zeit, in der der neue Kollege schon längst seinen Beitrag für das Unternehmen leisten kann, geht verloren, weil er sich mühselig alle Informationen über Arbeitsabläufe und Strukturen selbst erarbeiten muss. Er fühlt sich vernachlässigt und wird sich nur schwerlich mit seinem neuen Arbeitgeber identifizieren können.
Mitarbeitereinführung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag
Hilfreich für jedes Onboarding ist es, einen allgemeinen Prozessplan ähnlich einer Checkliste zu entwickeln. So kann immer überprüft werden, ob alle Maßnahmen für den Arbeitsbeginn des neuen Kollegen getroffen wurden. Dabei sollte beachtet werden, dass die Einarbeitung nicht erst mit dem ersten Arbeitstag beginnt. Auch die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn kann genutzt werden, um den neuen Mitarbeiter aber auch die Führungskraft auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten. Das Unternehmen hält Kontakt zu dem Mitarbeiter und schickt ihm vorab Informationsbroschüren oder die Mitarbeiterzeitung. Auch kann zum Beispiel eine Arbeitsplatz- oder Betriebsbesichtigung vereinbart werden. Die Führungskraft kann diese Zeit nutzen, um sich durch eine Schulung auf die Einarbeitungszeit vorzubereiten.
Einarbeitungsplan gibt Orientierung
Auch ein ausführlicher Einarbeitungsplan sollte bis zum Arbeitsbeginn des Mitarbeiters entwickelt werden. Dieser schreibt im Grunde genau vor, welche Inhalte dem Mitarbeiter in welchem zeitlichen Rahmen mit welchen Methoden vermittelt werden und wer im Unternehmen dafür zuständig ist. Durch regelmäßige Feedback-Gespräche mit dem Mitarbeiter kann die Führungskraft beurteilen, ob der Plan effektiv umgesetzt werden kann, wo es Probleme gibt und Planänderungen sinnvoll sind. Ein Paten- oder Mentoring-Programm unterstützt den Wissenstransfer, schafft Vertrauen und kann dem Mitarbeiter helfen, sich schnell in die neuen Strukturen einzuleben. Darüber hinaus entlastet es die Kollegen sowie den Vorgesetzten. Wichtig dabei ist, dass der Pate sowohl die notwendige Kompetenz für die fachliche und soziale Eingliederung des neuen Kollegen mitbringt als auch loyal gegenüber dem Vorgesetzten und dem Unternehmen agiert.
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