Das Mitarbeitergespräch ist eines der wichtigsten Instrumente der Personalarbeit - diese Erkenntnis ist nicht neu. Trotzdem liegt das letzte ausführliche Gespräch mit dem Vorgesetzten häufig mehrere Jahre zurück.
Mangelnde Qualität ist ein Alarmsignal
Doch selbst wenn regelmäßig Mitarbeitergespräche stattfinden, sind diese keineswegs immer zufriedenstellend. Statt motiviert und mit Karriereplan gehen viele Arbeitnehmer frustriert und ohne Orientierung aus dem Gespräch. Konkrete und individuelle Maßnahmen zur Weiterentwicklung werden nur selten thematisiert.
Gesprächsziel definieren
Dafür sind regelmäßige und vor allem gut geführte Mitarbeitergespräche eine entscheidende Voraussetzung. Das wichtige Jahresgespräch allein reicht hier nicht aus. Ob Kritik-, Feedback-, Zielvereinbarungs-, Gehalts- oder Anerkennungsgespräch - Anlässe, um unter vier Augen miteinander zu reden, gibt es für Arbeitnehmer und Personalverantwortliche genügend. Deshalb ist es wichtig, im Vorfeld den Rahmen des Gespräches genau zu definieren, um den Termin ergebnisorientiert gestalten zu können. Fragen Sie sich, welches Ziel Sie mit dem Mitarbeitergespräch erreichen wollen. Geht es darum, den/die Arbeitnehmer/in durch die Anerkennung seiner/ihrer Leistungen zu motivieren und somit auch weiterhin die hohe Performance zu sichern? Wollen Sie seine/ihre Kompetenzen ausbauen und für weitere Unternehmensbereiche verfügbar machen? Sind Konflikte zu beseitigen oder sind Sie an der Verbesserung der Zusammenarbeit interessiert? Vergessen Sie dabei nicht, auch dem/der Arbeitnehmer/in die Möglichkeit zu geben, seine/ihre Gesprächsziele und -inhalte auf die Agenda zu setzen.
Egal aus welchem Anlass Sie das Gespräch führen, eine gründliche Vorbereitung ist die Basis für einen erfolgreichen Dialog. Der/die Mitarbeiter/in merkt schnell, wenn Sie sich nicht ausreichend über seine/ihre Situation informiert haben und wird Ihnen mangelndes Interesse unterstellen. Außerdem sollten Sie stichhaltig argumentieren können. Das geht nur, wenn Sie sich die Arbeit des Mitarbeiters gründlich angesehen und beurteilt haben. So können Sie Ihre Einschätzungen anhand konkreter Beispiele belegen. Das ist umso wichtiger, wenn Sie kritische Inhalte zur Sprache bringen müssen.
Auch mit Kritik motivieren können
Kritik an einem/einer Mitarbeiter/in zu üben, fällt den meisten Vorgesetzten nicht leicht und erfordert Diplomatie und empathisches Geschick. Schließlich ist es Ihr Ziel, eine Verbesserung der Situation zu erreichen, indem Sie den Kollegen auf Missstände aufmerksam machen, Einsicht erreichen und ihn/sie zugleich motivieren, seine/ihre Leistungen zu verbessern. Wenn Sie hingegen ungeschickt mit Anschuldigungen um sich werfen, verhärten sich schnell die Fronten und statt Einsicht und Motivation beschwören Sie Frust und Resignation herauf. Damit ist weder dem Mitarbeiter noch der Firma geholfen. Es gibt auch Personalverantwortliche, die dem Thema aus dem Weg gehen und in einem Mitarbeitergespräch kritische Punkte unter den Tisch fallen lassen. Die Bewertung des/der Arbeitnehmers/in fällt dann unter Umständen positiver aus, als seine/ihre Leistungen es bezeugen können. Ist die subjektive Bewertung durch den Vorgesetzten mit einer Prämienzahlung gekoppelt, kann dem Unternehmen schnell ein wirtschaftlicher Schaden entstehen, weil dann die Leistungen des Arbeitnehmers in keiner Relation zu seiner Vergütung stehen. Angemessene und sachgemäße Kritik ist also ebenso wichtig wie Anerkennung. Wichtig ist die Art und Weise, in der sie vermittelt wird.
Tipps für eine angenehme Gesprächsatmosphäre:
- Laden Sie den Mitarbeiter mit genügend Vorbereitungszeit (ca. 2 – 3 Wochen) zum Gespräch ein und erstellen Sie gemeinsam mit ihm die Agenda inklusiver kritischer Punkte, die Sie zur Sprache bringen wollen. So geben Sie ihm die Chance, sich optimal vorzubereiten.
- Bereiten Sie sich gründlich vor: Beschäftigen Sie sich mit der Arbeitssituation und den letzten Projekten des Mitarbeiters und schauen Sie sich die letzten Zielvereinbarungen an. Welche positiven Entwicklungen können Sie festhalten?
- Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein – etwa 60 -90 Minuten. Für den Mitarbeiter ist es frustrierend, wenn Kritik an ihm ungeklärt bleibt, weil Sie sich bereits einem neuen Termin widmen müssen.
- Vermeiden Sie eine frontale Sitzposition. Die Situation ist von Beginn an entspannter, wenn Sie sich zum Beispiel mit einer Tasse Kaffee über Eck an einen Konferenztisch setzen.
- Fallen Sie nicht mit der Tür ins Haus. Machen Sie zu Beginn ein paar auflockernde Bemerkungen. Sie können davon ausgehen, dass der Mitarbeiter sich Ihnen gegenüber in der schwächeren Position fühlt, also ist es an Ihnen die Initiative zum Smalltalk zu ergreifen
- Positive Formulierungen: Sagen Sie dem Mitarbeiter nicht, dass er etwas schlecht gemacht hat, sondern dass Sie glauben, er kann es besser machen.
- Üben Sie sachliche und nicht persönliche Kritik, indem Sie das Fehlverhalten des Mitarbeiters immer in direkten Bezug zu einer Situation oder Aufgabe stellen.
- Belehren Sie nicht und machen Sie dem Mitarbeiter keine Vorwürfe, sondern argumentieren Sie sachlich und bieten Sie Ihre Unterstützung an.
- Beenden Sie das Gespräch mit einem positiven Schlusssatz, z.B. „Ich freue mich, dass wir so offen miteinander gesprochen haben.“
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