Die Personalakte im Leitz-Ordner dürfte bald der Vergangenheit angehören. Die Umstellung vom Personalmanagement auf Papierbasis zur digitalen Datenverwaltung bringt Vorteile und Risiken mit sich.
Digitale Personalverwaltungssysteme managen Stellenausschreibungen, Zeugnisse oder Lebensläufe im Computer. Der Aufwand bei der Archivierung sinkt. Außerdem lassen sich Informationen schneller digital suchen als bei einer Schmökerstunde zwischen Aktenschränken. Das spart der Personalabteilung Zeit, die die Mitarbeiter dort in wichtigere Aufgaben investieren können. Die Personaldatenverwaltung lässt sich allerdings auch auslagern: IT-Dienstleister können nicht allein die digitale Personalakte im Unternehmen einführen.
Viele Anbieter übernehmen auch gleich die gesamte Datenverwaltung, inklusive Wartung und Weiterentwicklung der Datenbank. Wie jede Digitalisierung bringt auch diese Umstellung Risiken mit sich: Um Datenverluste und –missbrauch zu verhindern sind solide Sicherung und strikte Zugriffsbeschränkung nötig. Unternehmen, die sich scheuen, ihren gesamten Personaldatenbestand den Rechnern anzuvertrauen, können sich zunächst von externen Dienstleistern beraten lassen. Es gibt unabhängige Spezialisten, die sich auf digitales Datenmanagement konzentrieren.
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