Zeugnis-App macht Mitarbeiter zu Experten

Mitarbeiter stellen immer höhere Ansprüche an ihr Arbeitszeugnis. Das nötige Hintergrundwissen steht ihnen ganz bequem als App auf dem Smartphone zur Verfügung, zum Beispiel mit der Zeugnis- App von Haufe. Aber nicht nur Arbeitnehmer können von den kleinen Helfer-Programmen profitieren. Wir verraten Ihnen, welche Apps auch das Personalerleben leichter machen.

Falls Sie sich wundern, dass sich ihre Mitarbeiter plötzlich zu Experten für Arbeitszeugnisse entwickeln und auch nach dem dritten Korrekturgang noch einen Grund zur Beanstandung finden, könnte eine App daran „Schuld“ sein. Mit der Zeugnis-App von Haufe kann ein Arbeitszeugnis von jedem Smartphone-Besitzer spielend leicht überprüft und sogar selbst „geschrieben“ werden. Dass immer mehr Arbeitnehmer von solchen Angeboten Gebrauch machen, ist verständlich: Auf der einen Seite wollen sie natürlich wissen, was zwischen den wohlwollend klingenden Zeilen tatsächlich in ihrem Zeugnis steht. Auf der anderen Seite ist zwar der Arbeitgeber für die Richtigkeit des Arbeitszeugnisses verantwortlich, aber es ist Aufgabe des Arbeitnehmers, ihn auf Fehler und Mängel hinzuweisen und diese korrigieren zu lassen.

Das kann die Zeugnis App

Übersetzen

Die deutsche Rechtsprechung gibt vor, dass ein Arbeitszeugnis in erster Linie der Wahrheit entsprechen UND wohlwollend sein muss. Mitunter ein schwieriges Unterfangen. Resultat ist eine eigene Zeugnissprache, in der man Kritik positiv verpacken kann, um möglichen Auseinandersetzungen vor Gericht aus dem Weg zu gehen. Mit der Zeugnis-App lässt sich versteckte Kritik mühelos enttarnen. Formulierungen oder Schlüsselbegriffe werden eingegeben und mittels der Decoder-Funktion in Noten „übersetzt“. So erfährt der Mitarbeiter auf der Stelle, wie der Chef ihn beurteilt. Außerdem listet die App die 40 häufigsten Geheimcodes auf – natürlich inklusive Übersetzung.

Prüfen

Mit der Zeugnis-App lässt sich ein Zeugnis anhand einer detaillierten Checkliste auf rechtliche und formale Fehler überprüfen. Sind Datum und Adresse korrekt? Fehlt die Schlussformulierung? Sind alle Karriereschritte vollständig angegeben? Werden zweideutige Formulierungen verwendet? In sechs Schritten werden die äußere Form, die Einleitung, die Tätigkeitsbeschreibung sowie Leistungs- und Verhaltensbeurteilung und die Schlussformulierung auf den Prüfstand gebracht. Nach dem Ampelprinzip werden daraufhin falsche oder fehlerhafte Stellen farbig angezeigt. Die Auswertung kann per E-Mail übermittelt und weitergeleitet werden.

Verfassen

Die Funktion „Generator“ hilft dabei, mit wenigen Klicks ein formal und rechtlich korrektes Zeugnis zu erstellen. Man muss nur die passenden Noten (1 - 4) für die entsprechenden Kompetenzfelder wählen. Solche Kompetenzfelder sind zum Beispiel Fachwissen, Weiterbildung, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft, Zuverlässigkeit oder Führungsfähigkeit. Lediglich die Unternehmens- und Tätigkeitsbeschreibung sowie der Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters müssen selbst verfasst werden. Sind alle Noten vergeben, genügt ein Klick und die App sendet das ausformulierte Zeugnis als E-Mail-Text und pdf-Datei an die angegebene E-Mail-Adresse. Einfacher geht es nicht.

Die App arbeitet dabei mit standardisierten Textbausteinen für die einzelnen Kompetenzfelder. Nur so kann ein formal und rechtlich korrekter Text gewährleistet werden. Trotzdem gibt es die Möglichkeit, die einzelnen Textbausteine direkt auf dem Smartphone oder nach dem Versand individuell zu bearbeiten. So können die im Zeugnis angegebenen Kompetenzen mit konkreten Beispielen belegt werden.

Auch für den Profi interessant

Die Anwendung ist sicher nicht nur für Arbeitnehmer interessant. Für Personalverantwortliche kleiner oder mittelständischer Unternehmen kann die Zeugnis-App ebenfalls hilfreich sein. Gerade weil die Formulierungen in einem Zeugnis – ähnlich einer Geheimsprache – eine ganz andere Bedeutung haben können, ist es natürlich wichtig, diese Geheimcodes zu kennen, um ein aussagekräftiges und korrektes Zeugnis zu erstellen. Auch bei der Vorauswahl von eingegangenen Bewerbungen hilft die App, die Zeugnissprache zu deuten, um wertvolle Hinweise zur Eignung der Kandidaten zu erhalten.

Und es gibt noch mehr dieser kleinen, praktischen Programme für die Smartphones viel beschäftigter Personalverantwortlicher. Zum Beispiel Apps, die Visitenkarten per Texterkennung entschlüsseln und die Daten direkt in das Adressbuch übertragen. Statt alle Informationen auf der Karte abzutippen, genügt ein Foto und der neue Kontakt ist im Verzeichnis gespeichert.

Weitere nützliche Apps für Personaler

Ebenfalls nützlich sind Apps für Notizen und Aufzeichnung wie zum Beispiel Evernote: Statt seitenlanger Mitschriften in Bewerbungsgesprächen werden wichtige Notizen direkt auf dem Smartphone festgehalten und mit dem PC und allen anderen mobilen Devices synchronisiert. Es gibt Apps für das Zeitmanagement, mit denen man die Arbeitszeit erfassen, die Überstunden belegen und Urlaubstage planen kann oder Apps wie Documents to Go, mit denen man auch Word-, Excel- und PDF-Dateien öffnen, erstellen und bearbeiten kann. Mit diversen Meeting-Apps lassen sich die betrieblichen Stelldichein nicht nur planen, sondern auch die Kosten hierfür exakt berechnen. Und bei Sprachbarrieren helfen Fremdsprachen-Apps, zum Beispiel von PONS, die Worte in Echtzeit übersetzen. Last but not least bieten viele Fachverlage bereits ganze Lexika – zum Beispiel zum Arbeitsrecht – als App für Personaler an.

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