Urlaubsreif: Das sollten Sie bei der Ferienplanung Ihrer Mitarbeiter beachten

Was müssen Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter beachten?  Katharina Schumann, Fachanwältin für Arbeitsrecht, beantwortet die wichtigsten Fragen.

Die Urlaubsplanung der Mitarbeiter im Unternehmen ist mitunter kein leichtes Unterfangen. Terminüberschneidungen, Schulferien, Resturlaub, Ausfallzeiten von mehreren Wochen bis hin zu monatelangen Sabbaticals machen die Personalplanung nicht selten zur kreativen Herausforderung. Die gesetzlichen und vertraglichen Rahmenbedingungen geben dabei den Spielraum vor. Arbeitsrechtsexpertin Katharina Schumann aus der Münchner Kanzlei Lehner & Kollegen erklärt in diesem Zusammenhang, welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber beachten sollten.

Frau Schumann, ist es sinnvoll, im Arbeitsvertrag zwischen gesetzlichem und sonstigem Urlaub zu unterscheiden?

„Im Hinblick auf die gesamte Urlaubsplanung im Unternehmen und damit verbundene finanzielle Risiken für den Arbeitgeber macht diese Unterscheidung durchaus Sinn. Denn anders als beim gesetzlichen Mindesturlaub, kann der Arbeitgeber bezüglich vertraglichem Mehrurlaub ein eigenes ‚Verfalldatum‘ festlegen, das vom gesetzlichen Höchstübertragungszeitraum, dem 31.03. des Folgejahres, abweicht. Er kann zum Beispiel verfügen, dass sogenannte überobligatorische Urlaubstage nach dem 31.12. des laufenden Jahres verfallen.“

Immer mehr Arbeitnehmer äußern den Wunsch auf eine längere Auszeit vom Job. Wie sieht es mit dem Urlaubsanspruch während eines Sabbaticals aus?

„Bei unbezahltem Sonderurlaub oder Sabbaticals kann der gesetzliche Urlaub nach dem BAG sogar auf Null gekürzt werden. Denn befindet sich ein Arbeitnehmer im Urlaubsjahr ganz oder teilweise in unbezahltem Sonderurlaub, so sind die Hauptleistungspflichten beider Seiten, also Arbeitsleistung und Vergütung, durch die Vereinbarung von Sonderurlaub vorübergehend entsprechend ausgesetzt. Mangels Arbeitspflicht hat der Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr also auch keinen Anspruch auf Erholungsurlaub. Der Arbeitgeber braucht daher nicht zusätzlich zum Sabbatical noch den gesetzlichen, bezahlten Urlaub gewähren.“

Können denn während der Elternzeit eines Mitarbeiters neue Urlaubsansprüche entstehen?

„Grundsätzlich schon, aber Arbeitgeber haben hier die Möglichkeit, den Urlaub für jeden vollen Monat der Elternzeit entsprechend um ein Zwölftel zu kürzen. Das BAG hat in einem aktuellen Urteil erst wieder bestätigt, dass dies auch mit dem Unionsrecht in Einklang steht. Das heißt, die Regelung ist europarechtskonform und umfasst sowohl gesetzliche als auch vertragliche Urlaubsansprüche. Arbeitgeber müssen die Kürzung jedoch ausdrücklich erklären – am besten nachweisbar in Textform und gleich zu Beginn der Elternzeit.“

So mancher Mitarbeiter hat zu Beginn des neuen Jahres noch Resturlaub. Muss der Arbeitgeber auf offene Urlaubstage hinweisen?

„Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, aber es ist dem Arbeitgeber anzuraten, den Arbeitnehmer rechtzeitig vor Ablauf des Urlaubsjahres auf etwaige offene Urlaubstage hinzuweisen. Nach der Rechtsprechung des EuGH ist der Arbeitgeber gehalten, konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn - erforderlichenfalls förmlich - auffordert, dies zu tun. Tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer einen Schadensersatzanspruch auf Gewährung von Ersatzurlaub haben. Nichtgenommene Urlaubstage können also nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt und der Arbeitnehmer den Urlaub trotzdem nicht nimmt.“

Der Mitarbeiter möchte sich den Resturlaub lieber auszahlen lassen. Geht das?

„Von Gesetzes wegen kann Resturlaub nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses finanziell abgegolten werden. Eine Abgeltung im laufenden Arbeitsverhältnis ist gesetzlich nicht geregelt und auch nicht mit Sinn und Zweck des Urlaubs vereinbar. Nach einem aktuellen Urteil des BAG ist Resturlaub übrigens auch dann abzugelten, wenn das Arbeitsverhältnis durch den Tod des Arbeitnehmers endet. Dann haben dessen Erben Anspruch auf Abgeltung des vor dem Tod nicht mehr genommenen Jahresurlaubs. Der Abgeltungsanspruch der Erben umfasst aber nicht nur den Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz, sondern auch den Anspruch auf Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen sowie den Anspruch auf Urlaub nach einem Tarifvertrag, der den gesetzlichen Mindesturlaub übersteigt.“

Inwieweit können Arbeitgeber den Zeitpunkt des Urlaubs ihrer Mitarbeiter vorschreiben bzw. beeinflussen?

„In der Regel kann der Arbeitnehmer angeben, wann er wie lange Urlaub nehmen möchte. Soweit dem Wunsch des Arbeitnehmers dringliche betriebliche Belange oder die Interessen anderer, schutzwürdigerer Kollegen nicht entgegenstehen, wäre dem zu entsprechen. Wird der Arbeitnehmer im gewünschten Zeitraum aber dringend für ein Projekt benötigt oder haben in diesem Zeitraum bereits Kollegen Urlaub beantragt, die z.B. wegen ihrer Kinder an Ferienzeiten gebunden sind, kann der Urlaubswunsch abgelehnt werden. Nach dem Gesetz ist es also dem Arbeitgeber vorbehalten, die zeitliche Lage des Urlaubs unter Berücksichtigung der Urlaubswünsche des Arbeitnehmers festzulegen. Das zwingt ihn aber nicht, dem Arbeitnehmer von sich aus Urlaub zu gewähren.“

Kann der Arbeitgeber von seinen Mitarbeitern verlangen, auch im Urlaub erreichbar zu sein?

„Nein, eine selbstbestimmte Nutzung der gewährten Freizeit wäre nicht gewährleistet, wenn ein Arbeitnehmer trotz Freistellung ständig damit rechnen muss, zur Arbeit abgerufen zu werden. Ein Arbeitnehmer ist daher auch nicht verpflichtet, seine Urlaubsadresse anzugeben. Je nach Position des Arbeitnehmers im Unternehmen wird aber eine Erreichbarkeit für dringende Fälle erwartet werden können, wenn ansonsten die Aufrechterhaltung des Betriebsablaufs gefährdet wäre. Aber grundsätzlich ist eine einseitige Änderung eines einmal gewährten Urlaubs nicht mehr möglich. Daher hat der Arbeitgeber auch kein ‚Widerrufsrecht‘ oder ein Recht auf ‚Rückruf‘ des Arbeitnehmers.“

Mehr Informationen: www.lehner-kollegen.de

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