Ein Gastbeitrag der Haufe-Gruppe
Das Onboarding neuer Mitarbeiter gestaltet sich häufig als zeitintensiver Prozess, bei dem gerade Details beachtet werden müssen. Dennoch ist es der wichtigste Schritt, um Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden, ihre Motivation zu erhöhen und so zu verhindern, dass sich eine hohe Kündigungsrate einstellt. Studien haben gezeigt, dass sich viele Mitarbeiter aus Unzufriedenheit und Frustration bereits am ersten Tag dafür entscheiden, nicht im Unternehmen zu bleiben. Eine solche Entscheidung hat schwere Konsequenzen für den Betrieb, da sich die Kosten der Einarbeitung nicht auszahlen und eine hohe Fluktuation Prozessabläufe stören und auch andere Mitarbeiter verunsichern kann. Durch die richtigen Maßnahmen im Onboarding kann die HR-Abteilung in Kooperation mit den Geschäftsführern und anderen Mitarbeitern erreichen, dass die Zeit vor dem ersten Arbeitstag sowie die ersten Tage und Wochen danach dazu genutzt werden, dem neuen Angestellten ein möglichst angenehmes, vertrauensvolles und vor allem funktionstüchtiges Arbeitsumfeld zu realisieren. Das ist mithilfe kleiner Maßnahmen, die aber Großes bewirken, möglich.
Onboarding neuer Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn
Bevor der neue Mitarbeiter seine Stelle antritt, ist es entscheidend, dass die HR-Abteilung mit ihm in Kontakt steht und alle möglicherweise aufkommende Fragen rasch beantworten kann. Noch besser ist es, wenn sich keine Fragen auftun, da der Mitarbeiter bestens über die anstehenden Abläufe, Termine und Aufgaben informiert ist. So geht er am ersten Tag mit einem zuversichtlichen Gefühl zur Arbeit und die Schwelle zur Überforderung ist sehr viel höher gelegt. Ebenfalls entscheidend für einen reibungslosen Ablauf am ersten Tag ist es, dass der Mitarbeiter bereits über Passwörter, einen eingerichteten Arbeitsplatz und alle weiteren wichtigen Daten und Zugänge verfügt. So entsteht nicht die Situation, in der der neue Mitarbeiter tatenlos herumsitzen muss und nichts mit sich anzufangen weiß. Ein neuer Mitarbeiter sollte außerdem einen Mentor an die Hand bekommen. So hat er direkt eine Vertrauensperson, an die er seine Fragen richten kann und wird außerdem in die betriebsinternen Abläufe und Regelungen eingeführt. Auch ein Gespräch mit dem Chef am ersten Tag ist entscheidend dafür, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt und in der Lage ist, seine Vorstellungen und Anliegen direkt zu äußern. Kleine Gesten wie ein Willkommen-Blumenstrauß tragen ebenso dazu bei, dass sich der neue Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt und den schwierigen ersten Tag mit einem positiven Gefühl abschließt. Die Relevanz dieser Arbeit als HR im Bereich des Onboardings wird auch auf MyOnboarding geschildert. Dort kann man zudem ausrechnen, welche finanziellen Vorteile sich durch gute Onboarding Maßnahmen für das Unternehmen ergeben.
Onboarding Maßnahmen in der ersten Woche
Nach diesen intensiven Vorbereitungen auf den ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters ist bereits viel geschafft. Dennoch geht die Arbeit des Onboardings auch nach dem ersten Tag weiter. Hierbei kommt es darauf an, die ersten richtigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters gut über die Bühne zu bekommen. Scheitert er bereits am Anfang an einer Aufgabe, ist das zwar nicht ungewöhnlich, da neue Mitarbeiter häufig erst eingearbeitet werden müssen. Doch das Frustrationsgefühl des neuen Mitarbeiters kann zu einer Resignation führen oder die Motivation senken. Beiden Phänomenen sollte dringend entgegengewirkt werden. Um den neuen Mitarbeiter darüber aufzuklären, was ihn in den kommenden Wochen im Rahmen des Onboardings erwarten wird, ist es entscheidend, ihn über die anstehenden Maßnahmen aufzuklären und dabei so viel wie möglich schriftlich festzuhalten. So kann man gegenseitige Erwartungen kommunizieren und die jeweiligen Vorstellungen aneinander anpassen. Außerdem sollte der neue Kollege von Anfang an in spannende erste Projekte und Aufgaben eingebunden werden, um ihn für die Arbeit des Unternehmens zu begeistern. So kann er ein Bild davon bekommen, wie das Unternehmen arbeitet und was die interessanten Aspekte seines neuen Jobs sein werden.
Es sollte zu keinem Zeitpunkt unterschätzt werden, wie schwer es für neue Mitarbeiter sein kann, sich in ein Unternehmen zu integrieren und dort richtig anzukommen. Die Unsicherheit über Abläufe, Aufgaben und Projekte des Unternehmens führt in der Tendenz eher dazu, dass Mitarbeiter erstarren und sich schon früh nicht mehr trauen nachzufragen. Diesem Prozess muss unbedingt entgegengewirkt werden, da es qualifizierte Mitarbeiter aus dem Unternehmen treibt. Durch die passenden HR-Maßnahmen im Bereich Onboarding werden Mitarbeiter bereits vor Antritt des neuen Jobs an die Hand genommen und erhalten die wichtigsten Informationen darüber, wie bestimmte Dinge im Unternehmen gehandhabt werden und wer für Fragen zur Verfügung steht. So kann ein neuer Mitarbeiter mit einem sicheren Gefühl in den neuen Job starten und wird nicht durch Unsicherheit, Frustration oder fehlender Motivation daran gehindert, zu einem wertvollen Mitarbeiter des Unternehmens zu werden.
Haufe-Gruppe
Im Jahr 1934 gegründet als ein Verlag für Rechtsliteratur, steht die Haufe-Gruppe heute als Unternehmensgruppe für Aus- und Weiterbildungen, digitale Arbeitsplatzlösungen, Computerapplikationen und andere Dienstleistungen.
Die Haufe-Gruppe beschäftigt rund 1.880 Mitarbeiter in Deutschland, Spanien, Rumänien, der Schweiz, den USA und China.
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