Schlechte Nachrichten überbringt kein Recruiter gern und dennoch gehören Absagen auf Bewerbungen in HR-Abteilungen zum Tagesgeschäft. Doch wie können Personaler dabei geschickt vorgehen, um im Anschluss keine Klage zu riskieren und zugleich für eine optimale Candidate Experience zu sorgen? Wir haben vier wertvolle Tipps zusammengetragen.
-
1. Formulierungen von einem Juristen absegnen lassen
Diskriminierungen im Absageschreiben können schnell einen Ansatzpunkt für eine mögliche Klage seitens des abgelehnten Bewerbers bieten. Achten Sie deshalb darauf, im Absagetext keine Absagegründe zu nennen, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlunsgesetz (AGG) verstoßen und ziehen Sie ggf. einen Juristen zu Rate.
-
2. Schluss mit Floskeln und Standardphrasen
Kein Kandidat, der zuvor mehrere Stunden in die Erstellung seiner Bewerbungsunterlagen – und eventuell in die Vorbereitung verschiedener Interview-Termine – gesteckt hat, wird gerne mit einer zweizeiligen Standard-Absage konfrontiert. Zu einer optimalen Candidate Experience gehört damit auch ein möglichst individuelles Absageschreiben, das dem Bewerber ein entsprechendes Maß an Wertschätzung entgegen bringt – schließlich sollen Top-Talente Ihr Unternehmen auch zukünftig positiv in Erinnerung halten und sich zu einem passenden Zeitpunkt erneut bei Ihnen bewerben.
-
Vermeiden Sie Feedback, das den Bewerber persönlich verletzen könnte
Eine Absage bezieht sich selbstverständlich immer lediglich auf die individuellen Anforderungen in Bezug auf eine konkrete Vakanz. Stellen Sie im Absageschreiben sicher, dass Sie dies auch genauso kommunizieren. Ideal eigent sich an dieser Stelle auch konstruktives Feedback, das dem Bewerber wertvollen Input für das nächste Vorstellungsgespräch gibt. Und: Falls Sie einen Talent Pool pflegen, fragen Sie den Bewerber, ob Sie seine Daten aufnehmen dürfen und bitten Sie um dessen Einwilligung zur Speicherung, um sich bei passenden Jobs erneut bei ihm zu melden.
-
Persönliches Telefongespräch als Alternative zum Absageschreiben
Gerade wernn der Bewerber es bis ins Vorstellungsgespräch und damit unter die besten Kandidaten geschafft hat, so handelt es sich sicherlich um eine hochqualifizierte Fachkraft. Es könnte sich also lohnen, in Kontakt zu bleiben, um den Kandidaten zu einem späteren Zeitpunkt im Hinblick auf die Besetzung einer anderen Vakanz wieder anzusprechen. Nutzen Sie daher die Gelegenheit, dem Bewerber die Gründe für die Absage im persönlichen Telefonat zu nennen (natürlich AGG-konform) und bitten Sie ihn anschließend, die offenen Stellen des Unternehmens gerne weiterhin zu verfolgen und/oder in Kontakt zu bleiben – zum Beispiel über die Business-Netzwerke Xing oder LinkedIn.
Mit einem allgemeinen Absage-Schreiben sind Personaler immer auf der sicheren Seite. Dennoch ist es unter Umständen ratsam, dem Kandidaten auch die Gründe der Absage mitzuteilen, um ihm damit die Chance zu geben, aus möglichen Fehlern zu lernen oder sich zu einem späteren Zeitpunkt erfolgreich erneut zu bewerben. Wir haben mit Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht Katharina Schumann aus München darüber gesprochen, wie dies AGG-konform gelingen kann und zusammen mit ihr einige Muster-Absageschreiben formuliert.
Muster-Absageschreiben allgemein
Sehr geehrte Frau Mustermann/ Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für Ihre Bewerbung und das damit entgegengebrachte Interesse an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen. Wir haben in der Zwischenzeit Ihre Bewerbung mit unseren Fachbereichen eingehend geprüft.
Gerne würden wir Ihnen heute positivere Nachrichten übermitteln, müssen Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen, die uns erreicht haben, nicht in die engere Wahl nehmen konnten.
Doch vielleicht führen Ihre und unsere Wege ja zu einem späteren Zeitpunkt zusammen. Sollte in Zukunft eine vakante Position Ihr Interesse wecken, freuen wir uns daher auf Ihre erneute Bewerbung.
Falls Sie einer Speicherung Ihrer Daten über den Bewerbungsprozess hinaus zugestimmt haben, können Sie dies jederzeit widerrufen.
Für Ihre weitere berufliche und private Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Baumann
Recruiting Managerin
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Grundsätzlich kann das Muster für eine allgemeine Absage gut verwendet werden, da es keine diskrimierenden Aussagen enthält und trotz der allgemeinen Formulierungen Wertschätzung zum Ausdruck bringt.“
Absageschreiben – wichtige Qualifkationen fehlen oder andere Kandidaten waren im Vergleich besser
[...]
Gerne würden wir Ihnen heute positivere Nachrichten übermitteln, müssen Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir uns derzeit auf andere Kandidatinnen und Kandidaten konzentrieren, deren Profile noch besser zu der ausgeschriebenen Stelle passen. Unsere Entscheidung bezieht sich ausschließlich auf die speziellen Anforderungen der zu besetzenden Position und stellt nicht Ihre fachlichen Qualifikationen in Frage. Jedoch werden die Voraussetzungen der konkret zu besetzenden Stelle von anderen Bewerbern umfassender erfüllt.“
[...]
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Die Anforderungen an eine Position stehen typischerweise im engen Zusammenhang mit den Qualifikationen eines Bewerbers, die er für die zu besetzende Stelle mitbringen muss. Auch dieses Muster ist in seiner Begründung daher gut verwendbar, ohne dass auf diskriminierende Aussagen zurückgegriffen wird.“
Absageschreiben – Gehaltsforderung ist zu hoch
[...]
Gerne würden wir Ihnen heute positivere Nachrichten übermitteln, müssen Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir Sie im Bewerbungsprozess nicht weiter berücksichtigen können. Der Grund hierfür sind Ihre Gehaltsvorstellungen, die von dem von uns für die Stelle kalkulierten Maximalbudget so deutlich abweichen, dass jedenfalls in finanzieller Hinsicht ein für beide Seiten angemessener Konsens nicht darstellbar ist.
[...]
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Es ist in der Sache legitim, einem Bewerber mitzuteilen, dass seine Gehaltsvorstellungen zu hoch sind. Die Frage ist jedoch, ob das wirklich ein Grund für eine komplette Absage ist oder ob nicht, bei sonstigem Erfüllen der Voraussetzungen der Vakanz, über das konkrete Gehalt verhandelt werden kann. Nur wenn das Gefälle zwischen kalkuliertem Maximalbudget des Unternehmens und den Gehaltsvorstellungen des Bewerbers evident unüberbrückbar ist, wäre eine Absage mit dieser Begründung glaubwürdig.“
Absageschreiben – Berufserfahrung reicht nicht aus
[...]
Gerne würden wir Ihnen heute positivere Nachrichten übermitteln, müssen Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund Ihrer noch nicht ausreichend vorhandenen Berufserfahrung in dem für die konkrete Stelle erforderlichen Bereich im Bewerbungsprozess aktuell nicht weiter berücksichtigen können.
[...]
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Die Begründung der Absage ist ebenfalls legitim und gerade nicht diskriminierend, wenn vom Unternehmen für die konkrete Vakanz tatsächlich eine gewisse Berufserfahrung gefordert wird und eine solche auch objektiv für den Job erforderlich ist und der Bewerber diese Erfahrung nicht vorweisen kann. Im Idealfall sollte allerdings in der Stellenausschreibung explizit auf die geforderte Berufserfahrung hingewiesen worden sein.“
Absageschreiben – Formfehler in der Bewerbung
[...]
Gerne würden wir Ihnen heute positivere Nachrichten übermitteln, müssen Ihnen jedoch leider mitteilen, dass wir Sie im Bewerbungsprozess nicht weiter berücksichtigen können. Dies insbesondere vor dem Hintergrund, dass wir im Rahmen der zu besetzenden Stelle generell Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt bei der Ausübung der Aufgaben erwarten, die Ihre Bewerbung jedoch leider vermissen lässt.
[...]
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Generell ist es natürlich nützlich, dem Bewerber die Gründe der Absage mitzuteilen, damit etwaige Fehler bei weiteren Bewerbungen vermieden werden können. Anzuraten ist aber im Einzelfall, die Absage dennoch allgemein zu halten und nicht unbedingt auf die Fehler bei Rechtschreibung und Grammatik als Begründung der Absage abzustellen, wenn das perfekte Beherrschen dieser für die vakante Stelle nicht wirklich relevant sind, z.B. bei Arbeiten in der Produktion oder im Lager. Auch wenn die Formfehler nur marginal sind, sollte eine Absage darauf nicht gestützt werden. Denn gerade bei ausländischen Bewerbern oder Bewerbern mit Migrationshintergrund, die die deutsche Sprache (noch) nicht perfekt beherrschen, könnte dieser Absagegrund sonst ggf. als Indiz für eine Diskriminierung wegen der Herkunft gewertet werden.
Besteht jedoch eine solche Relevanz für die Stelle, insbesondere bei anspruchsvollen Vakanzen, und sind die Fehler nicht marginal, würde ich die Absage entsprechend konkretisieren, damit diese auch glaubwürdiger erscheint. Zudem sollte die Relevanz für die Stellenbesetzung kurz dargestellt werden.“
Und was ist im Hinblick auf AGG-konforme Formulierungen bei einer Absage per Telefon zu beachten?
Kommentar Frau Schumann, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Arbeitsrecht:
„Wenn die Absage per Telefon oder z.B. über Skype erfolgen soll, gelten die selben Grundsätze wie bei der schriftlichen Absage: Generell ist auch hier zu empfehlen, die Absagegründe eher allgemein zu halten, dem Bewerber aber dennoch Wertschätzung entgegenzubringen. Auch mündlich erklärt darf die Absage nicht das Persönlichkeitsrecht des Bewerbers verletzen und nicht diskriminierend sein, sodass die Absage nicht z.B. auf das Gewicht oder das Alter des Bewerbers gestützt werden darf. Je nach Situation kann es hilfreich sein, dem Bewerber den konkreten Grund der Absage zu erläutern, damit dieser etwaige gleiche Fehler in der Zukunft vermeiden kann. Der Hinweis auf mögliche weitere Vakanzen und die Möglichkeit, ggf. die Daten des Bewerbers für zukünftige neue Stellen zu speichern, sollte ebenfalls nicht fehlen.“
Weitere Informationen: www.lehner-kollegen.de
Hinterlassen Sie einen Kommentar