Ein Gastbeitrag von Thomas Eggert.
Eines der großen aktuellen Themen ist die Digitalisierung der Wirtschaft und die Veränderung der Arbeitswelt unter dem Stichwort New Work oder arbeiten 4.0. HR sieht sich selbst oder wird auch von anderen als derjenige im Unternehmen gesehen, der diesen Wandel der Arbeitswelt im Unternehmen treibt oder zumindest moderiert. Da soll HR sich um die Work-Life-Balance kümmern, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle aufstellen und auch noch die richtigen Mitarbeiter einstellen, die zu allem passen. Teilweise wird sogar von einer historischen Wende gesprochen.
Doch das sagt uns schon die Kindererziehung - es ist immer schwierig, den Kindern etwas beizubringen und selbst genau das Gegenteil zu tun. Ich selbst habe immer wieder Diskussionen mit meinem 10-jährigen Sohn, warum ich manchmal stundenlang am PC sitze und er darf nur eine fest begrenzte Zeit am Tag (ja, wir begrenzen das wirklich. Ich glaube, ein 10-jähriger soll noch etwas anderes kennen, als nur Facebook, Youtube oder Clash of Clans). Doch zurück zum HR-Geschäft - wie sollen Personaler im Unternehmen des Wandel begleiten, wenn sie selbst noch kiloweise Papier bewegen und zu Personalgesprächen ganze Aktenordner oder Personalakten mitschleppen. Und auch eine neue Organisation, die viel Kompetenz an die Führungskräfte gibt, funktioniert nur effizient, wenn die Führungskräfte direkt über Workflows und Online-Systeme mit der Personalabteilung kommunizieren können. Formulare ausfüllen war einfach gestern!
Aber warum tut sich HR mit dem Thema der eigenen Digitalisierung so schwer? Dazu habe ich in meinem langjährigen Erfahrungsschatz gesucht und folgende 6 Gründe gefunden:
Da muss ich (HR) den Betriebsrat fragen
Richtig, wir sprechen über Personaldaten und Datenschutz - und da brauche ich nun mal eine Vereinbarung mit den Arbeitnehmervertretungen. So will es das Gesetz und so ist es auch gut. Na und ? - ist nicht das gerade die große Domäne der Personaler, genau diese Verhandlungen im Sinne des Unternehmens und Mitarbeiters zu führen? Wenn es um Millionenbeträge bei Abbaumassnahmen oder Altersvorsorge geht, dann stehen Personaler ihren Mann (oder natürlich auch ihre Frau). Aber bei Themen, die die eigene Organisation betreffen, haben sie plötzlich Bedenken? Und dabei kann die Betriebsratsarbeit wesentlich einfacher und schneller gehen, wenn diese in die Arbeitsprozesse per Workflow mit eingebunden werden oder Zugriff auf Personalakten in bestimmten Situationen bekommen.
Und die Lösung? Nutzt eure Netzwerke!
Personaler sind Profis darin, persönliche Netzwerke aufzubauen und zu pflegen - und da finden sie keine Kollegen im Netzwerk, die so etwas schon einmal gemacht haben und Muster-Betriebsvereinbarungen zur Verfügung stellen können? Und wenn sie sich den richtigen Dienstleister suchen, dann kann auch dieser dabei unterstützen. Auch bin ich nach wie vor der Meinung, dass dieses Thema auch positiv "verkauft" werden kann, da es beiden Seiten hilft und wenn man sorgfältig mit den Daten umgeht, auch sicherer ist.
Da brauche ich (HR) die IT
Eine der größten Sorgen im Auge der Personaler ist die Abstimmung mit der IT. Mal davon abgesehen, dass die IT dann immer mit Fachbegriffen um sich wirft und als erstes die Security nicht gewährleistet ist, hat die IT auch nie Zeit für die Personaler. Als erstes kümmert man sich um Core-Systeme, zum Beispiel für die Produktionssteuerung, dann kommen die Finanzsysteme und internen IT-Bereiche und zum Schluss darf dann irgendwann die Personalabteilung Wünsche äußern.
Und die Lösung? Nehmt die Private Cloud!
Sicher ist dieses Argument häufig richtig, das hat aber nichts damit zu tun, dass die IT nicht will, sondern auch dieser Bereich wurde in den letzten Jahren immer weiter reduziert und dann setzt man automatisch den Fokus auf die Core-Themen. Aber durch intelligente Private Cloud-Lösungen muss die IT nicht viel Kapazitäten einbringen und die Systeme werden dennoch auf höchsten Sicherheitsstandards betrieben.
Das kostet Geld
"Um unsere eigenen Prozesse umzustellen, muss ich erst viel Geld in die Hand nehmen." Genau das ist aber ein Trugschluss. Workflow-Systeme oder digitale Personalakten kosten heute nur noch einen Bruchteil als vor 10 oder 20 Jahren und moderne Systeme zur Dokumentenerstellung können wesentlich mehr als nur ein paar Textbausteine in Word. Aber natürlich muss ich Geld in die Hand nehmen, die Systeme müssen nun einmal entwickelt, gewartet und betrieben werden - es wäre falsch, zu sagen, das kostet alles nix.
Und die Lösung? Rechnet mal betriebswirtschaftlich!
Wieso schaffen es dann andere Bereiche, dass für sie immer wieder investiert wird, aber im Personalbereich wird immer nur gespart. Nun die anderen Bereich haben es gelernt, klare ROI-Berechnungen aufzustellen - und damit tun sich Personalbereiche immer noch schwer. Aber warum? Wir haben einmal eine Berechnung zum ROI einer digitalen Personalakte veröffentlicht. Das ist das Dokument mit den meisten Zugriffen bei uns und eigentlich ist die Berechnung ziemlich schnell zu machen und für jedermann nachvollziehbar. Und wenn sie mit dem richtigen Dienstleister zusammen arbeiten, kann Ihnen dieser auch bei den Berechnungen helfen - und wer Angst vor hohen Einmalkosten hat, findet auch Dienstleister, die Projektkosten auf die Vertragslaufzeit umlegen. Aber auch hier muss ich einmal eine Lanze für uns Dienstleister brechen - erwarten Sie nicht immer alles in der Vertriebsphase - auch ein Dienstleister muss wissen, was sich für ihn rechnet. Denn nicht immer ist Geiz auch geil!
Das ist nicht sicher
Oh ja, die IT ist ein offenes Scheunentor. Da kann sofort jeder mitlesen und alle Daten immer und überall kopieren. Und aktuelle Beispiele zeigen, dass weder das Rechenzentrum der Bundesregierung noch das Handy unserer Bundeskanzlerin sicher sind. Aber das sind auch Ziele, die eine wesentlich größere kriminelle Zielgruppe ansprechen als die Bescheinigung eines Mitarbeiters.
Aber wie sieht es denn heute mit der Sicherheit aus? Wer darf in der Poststelle Kuverts öffnen, wer hat seine Schränke mit Personalakten oder sonstigen Unterlagen ständig abgeschlossen, wer räumt seinen Schreibtisch auf, wenn Besuch oder abends die Putzfima kommt?
Und noch etwas ist verblüffend - wir buchen Reisen übers Internet, zeigen unsere Urlaubsfotos auf Facebook, nutzen Whatsapp (das erwiesen eines der unsichersten Tools ist) und wir wickeln unsere Bankgeschäfte online ab. Wieso machen wir das alles privat und beruflich haben wir so eine Angst vor der Digitalisierung?
Und die Lösung? Vertraut den Profis!
Professionelle Anbieter und Systeme haben heutzutage so viel Prüfungen von Datenschützern, Audits, ISO-Zertifizierungen hinter sich - was wollen Sie mehr? Natürlich können Sie immer noch anzweifeln, dass das alles unsicher ist, aber wie genau prüfen Sie denn das Rechenzentrum Ihrer Bank oder von Ihrem Einwohnermeldeamt, die auch alle Ihre persönlichen Daten speichern. Ich kann nur sagen, irgendwann ist auch einmal Schluss mit zweifeln - aber es sollte zumindest ein Dienstleister mit Erfahrung und den entsprechenden Referenzen sein.
Autorenprofil: Thomas Eggert beschäftigt sich schon seit fast 30 Jahren mit dem Thema Personalarbeit, ob zuerst als Personalmanager oder später als Partner der Personalmanager. Seine Themen sind vor allem das operative Personalmanagement, das neben den Themen wie Recruiting oder Personalentwicklung die Basis des Personalgeschäfts absichert und weiterhin die Effizienz in modernen Personalabteilungen. Er ist heute Geschäftsführer bei der BEGIS GmbH und in den verschiedensten Gremien, unter anderem als Beirat der Zukunft Personal tätig.
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