Die Kommunikationstechnologie entwickelt sich permanent weiter und so ist es schon lange kein Muss mehr, dass Arbeitsteams im gleichen Büro sitzen. Arbeitnehmer können inzwischen problemlos mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten, die kilometerweit entfernt sind – oder sogar auf einem anderen Kontinent.
Doch wo neue Chancen entstehen, sind auch neue Herausforderungen nicht weit. Vor allem für Manager, die für ein Team verantwortlich sind, das über den ganzen Kontinent verteilt ist. Wir haben einige Tipps, wie Sie ein virtuelles Team erfolgreich führen.
Ohne die tägliche zwischenmenschliche Interaktion, die mit der Führung eines physischen Teams einhergeht, kann es für Manager, die ein virtuelles Team führen, eine der größten Herausforderungen sein, einzelne Teammitglieder im Auge zu behalten. Deshalb sollten Führungskräfte regelmäßig ein persönliches Meeting mit ihren Mitarbeitern vereinbaren.
„Wenn Sie mit einem virtuellen Team arbeiten, können Sie nicht persönlich sehen, wie Ihre Mitarbeiter arbeiten – sie müssen sich also hin und wieder mit Ihnen treffen“, so Shilonda Downing, Gründerin von Virtual Work Team LLC. “Die Meetings müssen nicht lang sein, stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Mitarbeiter nicht überfordert ist und/oder nicht vor zusätzlichen Herausforderungen steht, die seine Arbeit beeinträchtigen könnten. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern echtes Interesse entgegen bringen, dann fühlen sie sich als Teil des virtuellen Teams wertgeschätzt.“
Für einige Mitarbeiter, die das Arbeiten auf Distanz nicht gewohnt sind, könnte das Zeitmanagement zum Problem werden. Manager sollten verstehen, dass diese Anpassung schwierig sein kann, aber dennoch deutlich machen, dass Deadlines eingehalten werden müssen.
“Setzen Sie klare Deadlines und machen Sie das Team für deren Einhaltung verantwortlich. Sind Menschen unbeobachtet, so gehen sie manchmal davon aus, dass sie nicht so präsent sein müssen, wie sie es automatisch wären, wenn ihr Manager neben ihnen sitzt“, so Downing. „Stellen Sie sicher, dass sich ihre Teammitglieder darüber bewusst sind, dass sie jeden Tag erscheinen und produktiv müssen, wenn Sie ein Teil Ihres Teams bleiben möchten – auch wenn sie den Luxus genießen, aus der Ferne zu arbeiten.“
Wie jeder weiß, der bereits aus der Ferne gearbeitet hat, wird klare Kommunikation sogar noch wichtiger, wenn Teammitglieder nicht direkt nebeneinander sitzen. Da es zahlreiche Möglichkeiten gibt – von E-Mails, über Instant Messages bis hin zu Telefonaten – ist es von großer Bedeutung, dass der Manager den Hauptkommunikationskanal für virtuelle Teammitglieder klar definiert.
„Für die Mitglieder eines virtuellen Teams ist es äußerst wichtig, dass sie wissen, wo sie sich einwählen können, um Informationen zu einem abgeschlossenen oder offenen Projekt zu erhalten“, so Noel Radley, Partner bei Software Advice. „Führungskräfte und Manager können eine Diskussion darüber einleiten, welche Kommunikationskanäle die richtigen sind, um Aufgaben zu besprechen oder Entscheidungen zu treffen, worüber Aufgaben zugeteilt werden sollen.“
Führungskräfte sollten auch die Kommunikationspräferenzen ihrer Teammitglieder berücksichtigen. „Es gibt einen Unterschied zwischen jüngeren Arbeitnehmern (die häufig E-Mails vorziehen) und älteren Arbeitnehmern (die in der Regel lieber telefonieren),“ so Radley. Werden Arbeitnehmer dazu gezwungen, eine bestimmte Methode zur Kommunikation zu nutzen, die sie als schwierig oder nicht effektiv empfinden, so sind sie schnell frustriert, was letztendlich nur zu weiteren Problemen führt.
Einer der beliebtesten Vorteile der Arbeit auf Distanz ist das relativ große Maß an Freiheit für die Mitarbeiter, sich einen eigenen Zeitplan erstellen und in ihrer eigenen Geschwindigkeit arbeiten zu können. Dies kann durchaus eine vorteilhafte Regelung sein, vorausgesetzt, die Mitarbeiter erledigen ihre Arbeiten fristgerecht. Es können jedoch mildernde Umstände eintreten, deshalb sollten Manager für die Arbeitswoche klare Regeln bezüglich Erreichbarkeit und Reaktionsfreudigkeit ihrer Mitarbeiter in der Ferne einführen.
„Termine einzuhalten und Mitarbeiter pünktlich zu kontaktieren gibt ihnen die Sicherheit, dass sie nicht in Vergessenheit geraten sind. Gerade in der Zusammenarbeit über Distanz ist diese Art der Zuverlässigkeit unerlässlich – und zahlt im Sinne der Vorbildfunktion auch auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter ein“, so Georgette Pascale, Präsidentin und Geschäftsführerin von Pascale Communications.
Es ist wichtig, nicht aus den Augen zu verlieren, wie positiv zwischenmenschliche Beziehungen das Arbeitsumfeld beeinflussen können. Ein gewisser Kameradschaftsgeist, der sich unter Teammitgliedern entwickelt, die im gleichen Büro arbeiten, führt häufig zu höherer Zufriedenheit im Job und effektiverer Teamarbeit.
Die sozialen Aspekte eines Büroumfelds lassen sich für virtuelle Teams sicherlich nicht perfekt nachbilden. Dennoch sollten Manager darauf bedacht sein, den Zusammenhalt im virtuellen Team zu stärken.
„WyckWyre ist ein Unternehmen, in dem ausnahmslos alle Mitarbeiter an verteilten Standorten arbeiten, und deshalb kann es von Zeit zu Zeit schwierig sein, genauso zu arbeiten, wie andere Unternehmen es können,“ so Michelle Burke, Marketingchefin bei WyckWyre Food Industry HR Systems. „Dennoch veranstalten wir jeden Monat ein virtuelles Teammeeting, um die Teammoral zu stärken. Darüber hinaus haben wir wöchentliche Telefonkonferenzen, um über unsere positiven und negativen Errungenschaften der Woche zu sprechen und Kollegen lobend zu erwähnen, die uns in dieser Woche zur Seite standen. Das bezieht alle mit ein und macht das Team stärker, obwohl wir uns nicht jeden Tag persönlich sehen.“
Letztlich läuft alles darauf hinaus, effektive Kommunikation zwischen virtuellen Teammitgliedern zu ermöglichen und langfristig sicherzustellen. Manager von virtuellen Teams sollten klare Kommunikation zur obersten Priorität machen – sowohl beim Aufbau ihres Teams als auch bei alltäglichen Aufgaben.
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