Vielen Arbeitgebern ist nicht bewusst, dass eine durch negative Emotionen geprägte Endphase der gemeinsamen Arbeitsbeziehung dem Unternehmen langfristig schaden kann. Doch während HR-Verantwortliche stets bemüht sind, neuen Mitarbeitern das Ankommen im Unternehmen durch umfangreiche Onboarding-Maßnahmen zu erleichtern, wird eine bewusste Gestaltung des Trennungsprozesses – also des Offboarding – meist vernachlässigt. Scheidende Mitarbeiter sitzen ihre Zeit ab, fühlen sich nutzlos und fehl am Platz, weil sie nicht mehr in Arbeits- und Kommunikationsprozesse eigebunden werden. Wechseln Sie aus eigener Initiative den Job, werden sie darüber hinaus nicht selten mit Misstrauen und Vorwürfen konfrontiert.
Was ist also zu tun, wenn klar wird, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird? Im Grunde bedarf es wie auch beim Onboarding eines definierten Prozesses, der zwei zentrale Aspekte berücksichtigt. Zum einen sollte das technische Ausscheiden aus dem Unternehmen, dem Team und dem Aufgabenbereich so reibungslos wie möglich vonstattengehen, wichtiges Knowhow des Mitarbeiters dabei jedoch erhalten bleiben. Das Exit Management, das unter anderem das Ändern von Passwörtern, die Schließung von Zugängen oder Accounts, das Einsammeln von technischen Geräten, welche sich im Firmenbesitz befinden usw. regelt, sollte soweit wie möglich vereinheitlicht und automatisiert werden. Knowhow bleibt erhalten, indem der Mitarbeiter seinen Nachfolger selbst einlernt oder – sollte das nicht möglich sein – seine bisherigen Tätigkeiten umfangreich dokumentiert und dadurch für das Unternehmen bewahrt.
Der zweite wichtige und deutlich schwierigere Teil ist der sozio-emotionale Aspekt der Trennung. Hier zählen Wertschätzung, Fairness sowie Offenheit und Transparenz, um möglichen Konflikten und Auseinandersetzungen auch vor Gericht vorzubauen. Das Trennungs- oder Austrittsgespräch ist dabei immens wichtig und ausschlaggebend für ein erfolgreiches Offboarding. Je nachdem, ob die Kündigung vom Unternehmen oder dem Mitarbeiter selbst ausgesprochen wurde, bietet das Gespräch die Möglichkeit, Hintergründe zu klären, Fragen zu beantworten und wichtiges Feedback zum vergangenen Arbeitsverhältnis einzuholen. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das eine Chance auf Verbesserung im Bereich der Mitarbeiterzufriedenheit sowie -bindung.
Nutzen Sie die Möglichkeit des Austrittsgesprächs, um den Mitarbeiter über den weiteren Ablauf des Offboarding zu informieren und dadurch Transparenz zu schaffen. Bieten Sie ihm ernsthafte und konkrete Unterstützung bei seiner beruflichen Neuorientierung an oder machen Sie deutlich, dass Ihnen sein Verbleiben im Unternehmen am Herzen liegt. Eine Kündigung seitens des Mitarbeiters darf nicht persönlich genommen werden. Vielmehr gehören ein wohlwollendes Zeugnis und das Angebot, künftig als Referenz zur Verfügung zu stehen zum professionellen Umgang. So bleiben Sie als fairer Arbeitgeber in guter Erinnerung. Die offene und ehrliche Kommunikation, Ihre Unterstützung und Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter bleiben auch den anderen Kollegen nicht verborgen und stärken somit ihre Arbeitgebermarke.
Quellen:
https://trusted.de/offboarding#c-imageschaeden-in-hinsicht-auf-das-employer-branding
https://www.employer-branding-now.de/fairer-umgang-in-der-kuendigungsfrist-ist-employer-branding
https://wollmilchsau.de/employer-branding/kuendigungen-mit-wertschaetzung-gegen-den-kontrollverlust/
https://blog.tivity.one/offboarding/
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