Als Faustregel im Active Sourcing gilt: Für die Besetzung einer Stelle muss der Recruiter mindestens einhundert potenzielle Bewerber ansprechen oder anschreiben. Und natürlich muss er im Rahmen der aktiven Suchen und direkten Ansprache von Kandidaten auch zeitnah auf deren Rückmeldungen reagieren und gegebenenfalls ihre Fragen auf den verschiedenen Social-Media-Kanälen beantworten. On top müssen die auf diesem Wege gewonnen Daten eingepflegt und ausgewertet werden. Ein immenser zeitlicher und finanzieller Aufwand, der sich mit zunehmender Zahl der Vakanzen im Unternehmen vervielfältigt und Active Sourcing meist zu einer eher unrentablen Angelegenheit werden lässt.
Aber ohne aktive Bewerbersuche funktioniert das Recruiting heute nicht mehr. Die immer komplexeren Anforderungen der Personalbeschaffung haben die bequemen Post-and-Pray-Mechanismen aus früheren Tagen wirkungslos werden lassen. Durch die Digitalisierung entstehen in allen Bereichen und auf allen Ebenen neue, vielschichtige Jobprofile, die sehr differenzierte Hard- und Soft-Skills erfordern. Das macht das Screening und die Bewertung der Kandidaten nicht unbedingt leichter. Trotz aller Komplexität bietet Active Sourcing aber an vielen Stellen die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Abläufe wiederholen sich und folgen dabei klaren Regeln – angefangen beim Screenen nach definierten Schlüsselqualifikationen über die Kontaktaufnahme bis hin zur Beantwortung von FAQs und der Analyse der Passgenauigkeit nach bestimmten Parametern.
Automatisiertes Active Sourcing nutzt die flexiblen „Immer-und-überall“-Möglichkeiten der Direktansprache, erfordert dabei aber nur einen überschaubaren Personalaufwand – Chatbot sei Dank. Anbieter wie inga. nutzen in smarten Software-Lösungen Machine Learning, um zunächst in einem größeren Pool an passiven Arbeitssuchenden passende Kandidaten zu finden und durch gezielt platzierte Social Job Ads deren Aufmerksamkeit zu gewinnen: zeitgleich auf mehreren Plattformen und Kanälen und mit individuell auf das Kandidatenprofil passenden Anzeigeninhalten. Durch intelligentes Targeting werden die sozialen Netze nicht wahllos mit Stellenanzeigen geflutet, sondern diese zielgerichtet an potenzielle Wunschkandidaten gespielt. Das heißt, die Online-Stellenanzeige ist nur dann in der Timeline eines Facebook- oder Instagram-Profils sichtbar, wenn es auch perfekt zum Stellenprofil passt. Damit steigert sich die Chance, passgenaue Bewerber anzusprechen, enorm.
Gleichzeitig vereinfacht sich für Talente der Bewerbungsprozess: Über einen Bewerben-Button in der Social Media Anzeige gelangt der Kandidat nicht auf ein unbequemes Online-Formular, sondern beginnt ein virtuelles Gespräch mit einem Chatbot, also einem Software-Roboter für Kommunikationsaufgaben. In dem darauffolgenden automatisierten Dialog werden weitere Informationen über den Kandidaten gesammelt, während dieser im Gegenzug mehr über das Job-Angebot erfährt.
Beim automatisierten Active Sourcing übernimmt also der Chatbot für den Personaler sämtliche direkten Dialoge einschließlich entsprechender Reminder-Durchläufe. Für jede Phase des Kontaktes und für die verschiedensten Feedbacks der Kandidaten sind à la Baukastensystem passende Anschreiben hinterlegt. Die Antworten werden vom Roboter ausgewertet und kategorisiert. So können sämtliche Dialoge mit allen Kandidaten individuell gestaltet und dennoch automatisiert durchgeführt werden.
Die Software ist in der Lage, via Chat Fachkenntnisse, Ausbildungsverlauf, Weiterbildungen sowie Hard- und Soft-Skills herauszufinden, auf Übereinstimmungen mit dem Anforderungsprofil zu überprüfen und zu bewerten (Scoring). Fehlende Angaben werden vom Chatbot automatisch nachgefragt und alle Daten fehlerfrei in ein Bewerbermanagementsystem übertragen. Ein Aufwand, der bei der Vielzahl an Direktkontakten manuell nicht mehr zu bewältigen wäre. Am Ende des kleinen Chats werden die Kontaktdaten erfragt und die Erlaubnis eingeholt, diese an das Unternehmen weiterzuleiten - selbstverständlich DSGVO-konform.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Innerhalb weniger Minuten hat ein interessierter Kandidat im Verlauf des Chats alle für die Bewerbung relevanten Informationen weitergegeben. Er muss kein aufwändiges Bewerbungsschreiben formulieren und kann wann immer und wo er will das Gespräch mit dem Chatbot beginnen. Dieser sammelt die Eingaben und bereitet sie für den Recruiter strukturiert und absolut objektiv auf, ohne dabei die Chancengleichheit der Bewerber aufgrund von bewussten oder unbewussten Vorbehalten zu verletzen. Das passiert nicht nacheinander für jeden einzelnen Kandidaten, wie es beim manuellen Active Sourcing der Fall wäre, sondern parallel mit beliebig vielen Talenten. Mit inga. zum Beispiel kann der Personaler die Leads sämtlicher passender Bewerber sofort auf einer benutzerfreundlichen Plattform miteinander vergleichen und ohne weitere Zwischenschritte mit der Auswahl und der Einladung zum Vorstellungsgespräch starten.
Quellen: