Ein Gastbeitrag von Zach Davis.
Der arbeitende Mensch wird im Durchschnitt alle 11 Minuten unterbrochen. Bei einem achtstündigen Arbeitstag sind dies statistisch 44 Unterbrechungen pro Tag. Unterbrochene Aufgaben dauern länger und sind erheblich fehleranfälliger. Dies empfinden die meisten Menschen nicht nur als stressig, sondern es ist ein echtes Problem. Aber permanent abschotten und für niemanden erreichbar zu sein, ist in der Regel weder sinnvoll noch würde es die Unterstützung des Umfelds mit sich bringen. Was also tun? Sie haben drei Hebel: Die Anzahl der Unterbrechungen reduzieren, die Unterbrechungen kürzer halten und den Filmriss nach Unterbrechungen vermeiden.
Nicht jede Unterbrechung ist sinnvoll vermeidbar. Wichtig ist jedoch zu unterscheiden zwischen Routinetätigkeiten und solchen Aufgaben, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern. Bei Ersterem überwiegen in der Regel die Vorteile der Erreichbarkeit. Bei Letzterem überwiegen zumeist die Vorteile der Nicht-Erreichbarkeit. Nun hat sich vermutlich jeder schon Mal vorgenommen, Zeit zu blocken. Angenommen, Sie haben sich vorgenommen, am Dienstag von 15 bis 16 Uhr eine bestimmte, sehr wichtige Aufgabe durchzuführen. Hand aufs Herz: In wieviel Prozent der Fälle wird die geplante Aufgabe in dieser Zeit konsequent abgearbeitet? Die meisten Menschen antworten in Veranstaltungen, dass dies in vielleicht einem Viertel oder einem Drittel der Fälle eintritt wie geplant. Wie erhöhen wir die Umsetzungsquote? Die Empfehlung: Betrachten Sie die geblockte Zeit (auch SMMS – Stunde mit mir selbst – genannt) wie einen Termin mit einem Gast. Infolgedessen wird diese erfahrungsgemäß deutlich konsequenter behandelt und die Umsetzungsquote geht deutlich nach oben.
Kennen Sie das? Jemand kommt rein und fragt, ob Sie eine Minute haben… Wir wissen natürlich, dass dies selten wörtlich gemeint ist. Wie aber bekommen wir es hin, die Unterbrechung möglichst kurz zu halten und gleichzeitig respektvoll zur Person zu sein? Nutzen Sie die „Vorab-Information“! Sagen Sie vorab – höflich – wie viel Zeit Sie haben. Sagen Sie beispielsweise: Ich habe eine Minute, auch fünf bis zehn Minuten. Dann allerdings muss ich… Damit haben Sie einen klaren zeitlichen Rahmen gesetzt. Jemand ruft Sie an und Sie denken sich: Wenn Du da jetzt drangehst – die nächste halbe Stunde (Minimum) kannst Du vergessen. Nutzen Sie auch hier die Vorab-Information: Bevor wir tief eintauchen – ich nehme mir ein paar Minuten, habe allerdings in zehn Minuten… „Gefährlich“ ist übrigens das Gegenteil: Sie sagen jemanden, dass Sie den nächsten Termin erst in einer Stunde haben. Wenn sich dann herausstellt, dass das Thema keine Stunde Ihrer Zeit wert ist, wird es schwierig, aus der Nummer wieder raus zu kommen.
Sie führen ein Gespräch. Sie sind voll hierauf konzentriert, Ihr Gesprächspartner ebenso. Dann kommt jemand rein und stellt eine Frage zu einem völlig andern Thema. Nach ein paar Minuten ist die Person wieder verschwunden. Sie wollen zum eigentlich Thema zurückkehren. Nur kann sich keiner von Ihnen beiden erinnern, wo Sie stehengeblieben waren. Interessanterweise reicht es jedoch, wenn einem von beiden das richtige Stichwort einfällt. Mit diesem Stichwort können Sie nahezu nahtlos fortsetzen. Wie können wir diese Erkenntnis nutzen. Die Empfehlung: Machen Sie – jedes Mal wenn Sie unterbrochen werden (nicht nur in Gesprächen) – eine stichwortartige Notiz, an welcher Stelle Sie waren. Das dauert vielleicht eine Sekunde und hilft Ihnen, fast nahtlos fortzusetzen. Mit einer Sekunde Verzögerung kann jeder halbwegs vernünftige Mensch (anrufend oder unerwartet vor Ihrem Schreibtisch auftauchend) gut leben.
Wenn Sie die drei beschriebenen Strategien nutzen, werden Sie weniger Unterbrechungen haben, diese kürzer halten können und wesentlich seltener den Filmriss erleben. Dies ist gut für Ihre Produktivität und Ihr Stressniveau.
Autorenprofil: Bestseller-Autor Zach Davis ist spezialisiert auf Lösungen in drei Bereichen: 1) Umgang mit Unterbrechungen/Fremdsteuerung 2) Meistern gestiegener Anforderungen 3) Bewältigung der Informationsflut. Mehr zur nachhaltigen Produktivitätssteigerung hier und zu Zach Davis als Referent hier („Infotainment auf höchstem Niveau!“ Handelsblatt über Zach Davis).