Ein Praxisbericht für Personalist/innen
HR Software Implementierungen sind zu einem wichtigen Thema für Personalist/innen in fortschrittlichen Organisationen geworden. Mit dem Ziel, die administrative Belastung zu reduzieren und die HR-Arbeit vermehrt auf ein strategisches Level zu heben werden moderne HR-Software-Lösungen für Recruiting, Talent Management, Zeiterfassung und zur allgemeinen Personaldatenerfassung eingesetzt. Ein guter Grund, um sich der Herausforderung zu stellen und mit der Implementierung zu beginnen! Was Sie in der Praxis erwartet und was wichtig ist, damit Ihr Vorhaben gelingt, fragen wir heute jemanden mit Erfahrung von HR-Seite. Mona Müllner ist HR-Generalistin und als Projekt- und Interimsmanagerin auf freiberuflicher Basis tätig.
HR-Software Implementierung klingt für viele nach einem sehr technischen Projekt. Was erwartet Personalist/innen bei der Implementierung eines neuen HR-Systems wirklich?
Der technische Aspekt ist gar nicht so vorrangig, wie er auf den ersten Blick erscheint. Das nötige technische Know-How liefert ein gut ausgewählter Software-Anbieter. Für HR bleiben dabei viele andere spannende Rollen, die es auszufüllen gilt. Je nach Phase der Implementierung ist man mehr oder weniger Projektmanager, Prozess- und Datenmanager, Jurist, Kommunikationsexperte, Change Manager und Trainer. Man ist anders gesagt auch Kritiker, Motivator, Mediator und vor allem Kommunikator. Für vielseitige Generalisten eine willkommene, abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgabe!
Aus meiner Sicht ist Zusammenarbeit und Kommunikation hier noch wichtiger als in manchen anderen HR-Projekten, weil die Dimensionen von Software-Implementierungen meist sehr groß und die Auswirkungen weitreichend sind. Es gibt in solchen Projekten besonders viele Schnittstellen und Stakeholder, die es zu managen gilt. Die Zusammenarbeit mit dem Software-Anbieter, die Involvierung des Betriebsrates, von der Veränderung betroffene Mitarbeiter/innen und Führungskräfte, die unternehmensinternen IT-Kolleg/innen und andere betroffene Funktionen wie beispielsweise Finance oder gegebenenfalls das Team am Empfang, natürlich auch das eigene HR-Team – alle wollen rechtzeitig ins Boot geholt und laufend über die relevanten Veränderungen informiert werden. Wenn das gelingt, wird auch die Implementierung ein Erfolg!
Weitere Erfolgsfaktoren sind eine genaue Dokumentation der Anforderungen an das System. Bevor der Softwareanbieter mit dem Customizing beginnt, muss zu 100% geklärt sein, welche meist länderspezifischen oder unternehmensspezifischen, rechtlich unverzichtbaren Anforderungen es gibt. Das ist eine gute Gelegenheit für HR Manager/innen bestehende Prozesse zu überdenken und diese zum Teil neu zu gestalten. Was noch sorgfältige Vorbereitung auf HR-Seite erfordert ist eine gute Datenbasis, wenn diese nicht ohnehin bereits besteht. Meist werden neue Systeme mit Daten aus bestehenden Quellen gefüllt. Diese zu überarbeiten benötigt Zeit, qualifizierte Ressourcen und Genauigkeit.
Das hängt ganz von der Software ab und davon ob die Mitarbeiter/innen und Führungskräfte in der Anwendung einen aktiven Part haben. Moderne HR-Software arbeitet meist mit Self-Service-Portalen für Mitarbeiter/innen und/oder Führungskräfte, verbunden mit einem HR Shared Service Center zur Betreuung der administrativen Prozesse. Letzteres kann entweder eine im Unternehmen selbst angesiedelte zentralisierte Funktion sein oder durch einen ausgelagerten Anbieter abgedeckt werden. Ich habe mit internen HR Shared Service Centers deutlich bessere Erfahrungen gemacht, weil die Qualität des Service meist besser steuerbar ist. Eine auch nur teilweise Umstellung in HR auf Self-Service-Lösungen kann bereits heftige Reaktionen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter/innen auslösen. Verständlicher Weise - auch mir wäre es aus der Gewohnheit heraus lieber die netten HR-Kolleg/innen nebenan um Hilfe zu bitten, als in ein System einzusteigen das mir fremd ist, Eingaben selbst zu machen und bei Problemen eine Hotline zu wählen. Bei einem ausgezeichneten und effizient gestalteten Shared Service Center habe ich aber den Vorteil, dass ich vermutlich schneller jemanden erreiche und die Aufgabe, mir mit administrativen Fragen zu helfen, prioritär für die Ansprechpartner ist. Wenn ich gut auf das System geschult wurde, kann ich kleine Änderungen sogar jederzeit selbst und unverzüglich vornehmen ohne Hilfe zu beanspruchen. Bei moderner Software ist der Zugriff sogar in der Cloud möglich, also können Mitarbeiter/innen beispielsweise von unterwegs auf dem mobilen Anschluss Daten einsehen oder ändern. Diese Fortschritte werden immer wichtiger in der sich verändernden Arbeitswelt. Der „New Work“-Trend verändert auch die Anforderungen an HR und moderne Software unterstützt uns dabei, diesen Wandel aktiv zu gestalten . Unternehmen die einen Außendienst haben oder von Home-Office-Lösungen profitieren, werden mir zustimmen, dass Systeme nur noch Sinn machen, wenn sie von allen Nutzern an jedem Ort unkompliziert zugänglich sind. Nicht mitzuziehen ist für agile Organisationen aus meiner Sicht keine Option!
Aber natürlich haben diese Entwicklungen rund um Outsourcing, Zentralisierung und Digitalisierung große Auswirkungen auf die Unternehmenskultur, oft weg von der individuellen Betreuung und hin zu einheitlichen Prozessen. Beruhigend ist dabei aber die Tatsache, dass Mitarbeiter/innen und Führungskräfte mit HR-Themen nicht gänzlich alleine gelassen werden. Ganz im Gegenteil – der Support durch die HR Business Partner auf strategischer Ebene und in Spezialfällen kann auf diese Weise verstärkt wahrgenommen werden.
Bei einer sorgfältigen und durchdachten Implementierung wird eine neue HR-Software also eine moderne, digitale und effiziente Arbeitsweise im Unternehmen unterstreichen und somit die Kultur positiv beeinflussen. Für diese Veränderung ist HR als Botschafter verantwortlich und die Vorfreude auf die Verbesserungen darf und soll vorweg geteilt werden. Bei Informationsveranstaltungen und Trainings kann meist auch in einer Testversion gearbeitet und wertvoller Input aus dem Kreis der Mitarbeiter/innen und Führungskräfte eingeholt werden. Statistiken zur Nutzung oder andere kreative Erinnerungen machen immer wieder im Alltag auf das System aufmerksam. In den meisten Fällen sind auch weitere Schulungen sowie laufend aktualisierte FAQs von Vorteil.
Was uns Personalist/innen als Arbeitsmethode eher neu ist, ist in HR-Software Implementierungen an der Tagesordnung –„trial and error“. Keine Sorge, die Programmierer/innen können (fast) alles wieder rückgängig machen. Hier darf in der System–Design-Phase experimentiert werden und auch später sind manche kleine Änderungen und Verbesserungen grundsätzlich möglich und sinnvoll, wenn man nicht die gesamte Systematik auf den Kopf stellt. Das System muss nämlich leben, damit es den erhofften Nutzen langfristig erbringen kann.
In diesem Sinne wünsche ich allen HR-Kolleg/innen viel Erfolg, wenn sie die Gelegenheit haben in eine neue spannende Rolle als Personalist/in zu schlüpfen indem sie eine HR-Software Implementierung begleiten!
Mona Müllner ist Juristin und zertifiziert als Systemischer Coach und Organisationsberaterin. Sie verfügt über 7 Jahre Erfahrung im Headhunting sowie als Human Resources Generalist mit Schwerpunkt auf Projektmanagement in großen Organisationen. Seit 2015 ist sie als HR Freelancer selbständig für Unternehmen tätig, die eine temporäre Ressource für ein HR Projekt oder zur Überbrückung eines personellen Engpasses benötigen. Mona Müllner arbeitet im Raum Deutschland, Österreich und Schweiz.
Mehr Informationen unter: www.hr-freelancer.com