Mit dieser Arbeitsorganisation gehen natürlich einige Komplikationen einher. Eine erfolgreiche Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten zu pflegen und zugleich Anerkennung für Ihre Leistungen zu erhalten, muss dennoch nicht zur Herausforderung werden. Wir haben ein paar nützliche Tipps.
Wenn Ihr Vorgesetzter in einer anderen Stadt lebt, sollten Sie zuerst Ihre Verantwortlichkeiten definieren. Sitzt Ihr Vorgesetzter im gleichen Büro wie Sie, kann er reibungsloser zusätzliche Aufgaben an Sie delegieren oder Sie mal eben zu aktuellen Projekte befragen. Sitzt Ihr Vorgesetzter an einem anderen Ort, könnte das Weiterleiten von Projekten zu einem Problem werden, vor allem wenn es sich dabei um Projekte handelt, die Sie aus Ihrer Sicht nicht in Ihren Zuständigkeits- oder Kompetenzbereich fallen.
Bitten Sie Ihren Chef, Ihre Verantwortungsbereiche ganz genau zu definieren und um welche anderen Bereiche sich Ihre direkten Kollegen kümmern. Das wird Ihnen nicht nur dabei helfen, sicherzugehen, dass die richtigen Projekte auch die richtigen Personen erreichen, es minimiert zudem das Risiko missverständlicher Kommunikation und verletzter Gefühle. Niemand möchte einen Chef, der versehentlich E-Mails oder Projekte falsch delegiert. Deshalb ist es die Aufgabe eines jeden Teams, sicherzustellen, dass der Vorgesetzte weiß, wer woran arbeitet. Denn bei einem “Virtuellen Boss“ entfallen viele der kleinen Gespräche und Entscheidungen, die bei Mitarbeitern im gleichen Büro einfach spontan Face-to-Face geklärt werden können. Die Vorzüge guter Kommunikations-Tools und effektivem Projektmanagement sollten also voll ausgenutzt werden.
Wenn Sie zu einem Projekt dringend eine Rückmeldung benötigen und Ihren Vorgesetzten nicht erreichen, sollte es eine Person geben, die Sie alternativ kontaktieren können. Ist das je nach Projekt oder Dringlichkeit unterschiedlich? Es ist nicht nur nützlich, zu wissen, wen Sie um eine Freigabe bitten können, wenn Ihr Chef nicht verfügbar ist – es ist im Grunde unerlässlich. Ihr Vorgesetzter wird sicher nicht wollen, dass Projekte liegen bleiben oder ein Problem ignoriert wird, nur weil er in einem Moment mal nicht erreichbar ist. Und zu wissen, wann Sie die Initiative ergreifen oder andere in eine Konversation mit einbinden sollten, zeigt zudem Ihre Führungsqualitäten.
Wenn Ihr Kommunikationsweg vom Abstimmungsweg abweicht, sollten Sie Ihren Manager bitten, ein Organigramm zu erstellen und an alle Kollegen zu verteilen. Das wird jegliche Verwirrungen bei Mitarbeitern vernichten, die entweder versuchen, ihre Verantwortungsbereiche auszureizen oder die nicht selbstbewusst genug sind, um andere Kollegen um Hilfe oder Antworten zu bitten. Sie sollten wissen, zu wem Sie gehen können, wenn es bestimmte Probleme oder generelle Fragen gibt und wer für Sie die nächste Adresse ist, wenn Ihr Chef nicht verfügbar ist. Der Workflow sollte nicht dadurch beeinträchtigt werden, dass Ihr Vorgesetzter nicht immer im gleichen Büro arbeitet – die Technologie ermöglicht uns so viel, dass wir heute keinen Grund mehr haben, uns davon einschränken zu lassen.
So wie Sie einen Kommunikationsweg für den Fall brauchen, dass Ihr Vorgesetzter nicht erreichbar ist, müssen Sie auch einen Plan für die Tage aufsetzen, an denen Sie selbst nicht anwesend sind – für Ihren Vorgesetzten wird es nicht offensichtlich sein, dass Sie frei genommen haben, wenn Sie ihn nicht informieren. Planen Sie Ihren Urlaub klug, Sie wollen ja sicher nicht abends Ihr E-Mail-Postfach checken und unzählige dringende Nachrichten vorfinden. Sie können eine Menge Missverständnisse vermeiden, indem Sie beispielsweise Ihren Kalender teilen oder Abwesenheitsnachrichten aufsetzen, die darüber informieren, dass Sie nicht erreichbar sind. Diese Schritte können lästig erscheinen, wenn Sie es nicht gewohnt sind, mit einem Vorgesetzten auf Distanz zu arbeiten. Aber dieses Vorgehen wird gute Kommunikation untereinander sicherstellen, größere Fehler verhindern und zudem Ihren Teamgeist stärken – auch wenn nicht alle im gleichen Büro sitzen.
Ihre Verantwortlichkeiten zu definieren, einen Standard-Kommunikationsweg zu entwickeln und Ihre Abwesenheitszeiten gut zu planen wird die Produktivität im Unternehmen sicherstellen – und Sie werden Ihren Job trotz Vorgesetztem auf Distanz ideal meistern.