Als Recruiter stehen Sie heute nicht mehr allein vor der Herausforderung, die Erfüllung aller administrativen Arbeiten sicherzustellen, sondern auch strategische Entscheidungen zu treffen, um Ihr Unternehmen als Ganzes nach vorne zu bringen. Denn HR kümmert sich um die wichtigste Ressource eines Unternehmens – seine Mitarbeiter – und nimmt damit eine bedeutende Schlüsselfunktion ein. Wie können Sie also die nötige Zeit finden, um das alles zu bewältigen?
Zeitmanagement ist für uns alle ein Kampf, vor allem wenn wir permanent mehrere Projekte unter einen Hut bringen müssen. Es ist schwer, eine Entscheidung zu treffen, wann Sie für was Ihre Zeit aufbringen sollten. Ein ganz einfacher Trick – nämlich die Reduzierung zeitraubender manueller und immer wiederkehrender Arbeiten – kann jedoch schon viel bewirken und Ihren Arbeitsalltag in einen einfacheren, effizienteren Recruiting-Prozess verwandeln.
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1. Treffen Sie eine Entscheidung, was Priorität hat:
- Erfolgreiches Zeitmanagement ist das Wissen, was wann Priorität haben sollte. Fragen Sie sich: „Was brauche ich, um diese Woche zu bewältigen, und wie viel Zeit wird es in Anspruch nehmen?“ Stellen Sie sich vor, Ihre Zeitblöcke wären „Geldblöcke“ – setzen Sie Ihre Zeit dort ein, wo Sie sie am meisten benötigen.
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2. Setzen Sie sich Ziele für jeden Block:
- Strecken Sie Ihre “Euros”, indem Sie sich selbst ganz bestimmte Zeit-Limits für Ihre Aufgaben setzen – im Hinterkopf zu behalten, dass die Uhr tickt, kann Ihnen dabei helfen, konzentriert zu bleiben. Jeder Aufgabe eine ganz bestimmte Zeitspanne zuzuordnen kann sogar dazu führen, dass Sie Ihre Aufgaben schneller abarbeiten können. Wenn Sie eine Aufgabe aus irgendeinem Grund nicht abschließen – passen Sie Ihren Zeitplan entsprechend an. Die Aufteilung in Blöcke kann auch hilfreich sein, wenn Aufgaben neu geordnet werden müssen, insbesondere wenn Sie Ihre Prioritäten ganz genau festgelegt haben.
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3. Blocken Sie Zeit für jeden Mitarbeiter:
- Ihre Mitarbeiter sind die wichtigsten Blöcke in Ihrem Zeitplan – setzen Sie sich wöchentlich mit ihnen zusammen. Stellen Sie sicher, dass sie sich wohl dabei fühlen, mit Herausforderungen zu Ihnen zu kommen – auch, wenn sie beispielsweise mehr Zeit benötigen. Das hat zusätzlich den Vorteil, dass Sie jederzeit über den Status der zu bearbeitenden Aufgaben Ihrer Mitarbeiter informiert sind. Und das wird Ihnen wiederum dabei helfen, Ihren eigenen Zeitplan anzupassen und Ihre Zeit effektiver zu managen.
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4. Kommunizieren Sie Ihre Zeit-Blöcke klar und deutlich:
- Markieren Sie sich die Zeiten, an denen Sie beschäftigt sind, farblich in Ihrem Kalender, sodass andere wissen, wann Sie verfügbar sind. Informieren Sie darüber hinaus Ihr Team, wann Sie die Arbeit Ihrer Mitarbeiter prüfen werden. So können diese ihre eigene Projekte entsprechend planen.
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5. Blocken Sie Zeit für sich selbst:
- Zu erfolgreichem Zeitmanagement gehört auch, dass Sie ein bisschen Zeit für sich selbst übrig lassen. Eine Studie von Professor K. Anders Ericsson und anderen Experten der Florida State University hat gezeigt, dass Energie und Konzentration nach 90 Minuten nachlassen – und dass wir uns nach einer kurzen Entspannungspause wieder frisch und deutlich aufnahmefähiger fühlen. In anderen Worten: Im Laufe des Tages immer mal wieder Pausen einzulegen kann tatsächlich dazu führen, dass Sie langfristig produktiver sind. Markieren Sie Ihr Mittagessen und Ihre Pausenzeiten – und behandeln Sie sie wie jedes andere Meeting: obligatorisch.
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